E-maile to główne narzędzie pracy freelancera, nawet jeśli grafik, copywriter czy informatyk nie wysyłają maili ofertowych.
Mail jest często pierwszym kontaktem między tobą a klientem – na przykład kiedy odpowiadasz na ogłoszenie o zleceniu – i to od niego zależy, jakie wrażenie zrobisz. Również to, jak prowadzisz korespondencję ma wpływ na to, czy jesteś postrzegany jako odpowiedzialny profesjonalista czy raczej niedbały amator.
Uprzejmość i wygoda, czyli co dobrego może dać ci sygnaturka?
Starannie napisane e-maile przyczyniają się do tworzenia twojego spójnego wizerunku jako specjalisty (Tu wyjaśnialiśmy, dlaczego tak ważne jest dla freelancera, aby posiadać markę osobistą).
Dużo pisze się o tym, jak powinien wyglądać elegancki mail – zwracamy uwagę na formy grzecznościowe, dobór słownictwa, prawidłową pisownię i układ treści.
Nie wszyscy użytkownicy korzystają z sygnaturek. Dla osób prywatnych nie mają one większego znaczenia, jednak freelacerzy, którzy dbają o wygodę klienta, powinni pod podpisem dodawać również namiary na siebie – telefon, adres portfolio lub strony domowej. Jest uto ukłon w stronę zleceniodawcy: szanujesz jego czas i ułatwiasz kontakt.
Niestety zdarza się, że sygnaturki nie robią dobrego wrażenia. Długie podpisy przeładowane niepotrzebnymi informacjami, linkami i grafikami nie są najlepszym sposobem na zakończenie maila.
Jak powinna wyglądać dobra sygnatura w e-mailach freelancera?
1. Oddziel sygnaturę od maila
Jako separator może ci posłużyć ciąg znaków. Zwykle są to dwa dywizy ze spacją (- – ) lub kilka podkreśleń dolnych tworzących ciągłą linię. Może ci się wydawać, że nie ma on większego znaczenia, ale ta „kreska” to sygnał, że tu kończy się twój mail, a zaczyna podpis.
Większość programów do obsługo maili automatycznie oddziela sygnatury od zasadniczej części maila, dlatego warto zaznaczyć, gdzie dokładnie sygnatura ma początek.
2. Mniej znaczy więcej
Sygnatura to twój podpis i informacja, która może być potrzebna klientowi: kontakt do ciebie. Nie próbuj dodawać do sygnatury całego swojego CV: im bardziej jest przeładowana, tym mniej prawdopodobne, że kogoś zainteresuje.
Co koniecznie musi znaleźć się w twojej sygnaturze?
- podpis wraz z twoją specjalizacją
Nie licz, że klient zawsze skojarzy, czym się zajmujesz, zwłaszcza jeśli dopiero rozmawiacie o współpracy. Nie wiesz przecież, z iloma podobnymi wykonawcami klient pisze.
- numer telefonu, adres mailowy i ewentualnie adres strony domowej/portfolio
Najistotniejszy jest telefon: jeśli w mailu znajdą się informacje, które klient zechce z tobą omówić bezpośrednio, nie zmuszaj go do szukania twojego numeru telefonu.
W sygnaturze możesz dodać adres do strony domowej lub portfolio. Jeśli dopiero składasz propozycję współpracy, zainteresowany klient nie będzie musiał szukać cię w Google.
Wszystkie inne informacje, jak linki do profili na profesjonalnych serwisach społecznościowych lub numer fax możesz dodać tylko, jeśli naprawdę możesz uzasadnić ich obecność.
3. Zadbaj o wygląd
Sygnaturka to nie wpis na blogu: powinna być krótka i powinna wyglądać na krótką. Jako główną zasadę przyjmij, że lepiej „rozciągnąć” kolejne pozycje poziomo niż pionowo: trzy długie linijki w sygnaturze zawsze będą wyglądały lepiej niż cztery krótkie.
Grupuj informacje w jednej linijce, oddzielając je za pomocą kresek (|), kropek (·) lub dywizów (–).
4. Nie bądź krzykliwy
To najbardziej podchwytliwa i wrażliwa kwestia.
Sygnaturka nie służy do tego, aby odróżniać cię od innych i przykuwać uwagę – to rola treści maila. Jeśli mail jest napisany tak, aby przekonać klienta do twojej oferty, sygnaturka i tak przyda mu się do kontaktu z tobą, nawet jeśli nie umieścisz w niej swojego zdjęcia z wakacji.
Informacje w podpisie mają za zadanie ułatwić kontakt z tobą, nic więcej. Unikaj dodawania (zbyt wielu) zdjęć, linków do kilku profili w social mediach, krzykliwych kolorów i rzucającego się w oczy formatowania.
5. Korzystaj z różnych sygnatur
Jeśli twoja poczta na to zezwala, korzystaj z kilku sygnatur.
Możesz opracować dwie odrębne wersje do korespondencji, którą inicjujesz i tej, w której jesteś odbiorcą wiadomości. W pierwszym wypadku ważne jest, aby podać kontakt do siebie, z kolei w drugim twój rozmówca prawdopodobnie wie, kim jesteś, więc „okrojona” wersja sygnatury wystarczy.
Sygnaturki możesz także zmieniać w zależności od pory roku – na przykład w okresie świąt Bożego Narodzenia lub wakacji wygląd twoich maili mogą ożywiać dodane życzenia wesołych świat lub udanego urlopu.
6. Uważaj na kodowanie
Niektóre programy pocztowe automatycznie blokują wyświetlanie obrazów w mailach, a jeśli wątek jest kontynuowany przez kilka wiadomości, dołączają obrazy z sygnatury do załączników.
7. Przetestuj, zanim wyślesz
Ponieważ kodowanie i stawienia dostawców poczty mogą znacznie zmienić twoją starannie zaprojektowaną sygnaturę, przede wszystkim wyślij mail… do siebie.
Sprawdź, jak wygląda sygnatura twojego maila widziana w poczcie Gmail, w programie Outlook i z telefonów w aplikacjach mobilnych.
Sygnatura w korespondencji freelancera – podsumowanie
Szanse na to, że jakaś forma komunikacji wyprze w najbliższym czasie e-maile są raczej niewielkie, dlatego nie marnuj potencjału, jaki ma e-korespondencja, przez niestaranność i lenistwo.
Sygnatury nie tylko mogą ułatwić ci życie, ale również zaoszczędzić odbiorcy czasu, który musiałby poświęcić na szukanie twojego telefonu lub adresu strony domowej.
Pisz eleganckie i grzeczne maile, posługując się poprawmy językiem, a jeśli używasz sygnatur, staraj się, aby były maksymalnie proste.
Przeładowane tekstem, zaśmiecone linkami sygnatury nie wyglądają profesjonalnie.
Zwróć też uwagę, jak grafiki i zdjęcia w sygnaturze zachowują się odebrane na różnych pocztach – serwery często blokują sygnatury z grafikami.
