Jak prawidłowo pisać maile?

Jak prawidłowo pisać maile?

Mail – jak napisać go poprawnie?

Dla pracujących zdalnie mail jest swego rodzaju wizytówką. Freelancer nie może pozwolić sobie na nieklarowne i usiane błędami maile. Mamy dla Was klika wskazówek, które pozwolą tego uniknąć i sprawią, że pisane przez was maile będą wyglądały profesjonalnie.

Jak prawidłowo pisać maile?
Jak prawidłowo pisać maile?

Zaczniemy od podstaw…

1. Odpowiedni adres

Stwórz adres mailowy określający Twoją profesję, kojarzący się z Twoją firmą lub najprościej, lecz kompetentnie – imię i nazwisko. Adres ‘kicia69’ ? Raczej nie kojarzy się z profesjonalnym freelancerem i z pewnością nie pomoże w zdobyciu zleceń.

2. Pamiętaj o stopce

Nikt nie lubi rozmawiać z anonimem, więc sygnaturka jest bardzo ważna. Prawidłowo skonstruowana stopka jest przede wszystkim zwięzła i czytelna. Zawiera krótkie, lecz ważne informacje kontaktowe, tj. imię, nazwisko, informacje o wykonywanej profesji, mail i/lub numer telefonu. Jeśli chcesz dołączyć grafikę – pamiętaj, że nie może ona dominować.

Zanim zaczniesz korzystać ze stopki, sprawdź, czy aby na pewno wszystko działa jak należy. Wypróbuj ją na różnych przeglądarkach i mailach, by zobaczyć, czy polskie znaki się wyświetlają, czy grafika się nie przemieściła.

Przejdźmy do konstrukcji maila

3. Temat

Temat jest bardzo ważny – to on zwraca uwagę odbiorcy na wiadomość, pamiętaj więc, aby trafnie go określić. Poświęć chwilę na napisanie odpowiedniego tematu, który w zwięzły sposób opisze zawartość wiadomości i skłoni odbiorcę do jej szybkiego odczytania. Pozostawienie pustego pola jest bardzo nieprofesjonalne, dodatkowo taki mail może zostać zignorowany.

4. Zwroty powitalne i finalne

Zawsze pamiętaj o odpowiednim przywitaniu i pożegnaniu. W teorii jest to rzecz oczywista, jednak w rzeczywistości dość często niepraktykowana. Przyszły zleceniodawca z pewnością doceni twoją kulturę osobistą i okazany szacunek. Oczywiście, jeśli wymieniamy kilka wiadomości, w niewielkim odstępie czasowym, nie musimy za każdym razem używać zwrotów powitalnych i finalnych.

Kategorycznie zabronione jest zaczynanie maila od „witam”. Witać może gospodarz przybyłych gości. W mailu słowo to zakłada wyższość osoby, która wita. Nie powinno się także stosować zwrotów używanych w języku potocznym i związanych z porą dnia. Wyjątkiem jest neutralne „dzień dobry”. Stosowanie ich jest natomiast dopuszczalne w końcówce maila, np. „ życzę miłego popołudnia”.

5.Treść

Treść maila powinna zostać przedstawiona klarownie i czytelnie. Nie może być też zbyt długa, szybko przejdź do pointy. Jednak, jeśli sprawa wymaga sporego rozwinięcia najlepiej jest dzielić wątki na akapity. Dzięki tej praktyce wiadomość będzie bardziej czytelna, co pomoże w wychwyceniu wszystkich opisanych wątków.

6. Minimalizm zawsze działa!

Nie zmieniajcie wielkości, ani koloru czcionki w każdym zdaniu. Taki miszmasz w mailu sprawia, że staje się on nieczytelny i, co bardzo ważne, wygląda tandetnie i nieprofesjonalnie. Oczywiście, wyróżnienie ważnych kwestii, czy cytatów nie będzie błędem, natomiast należy używać edytora tekstu rozważnie.

7. Zawsze sprawdź 2 razy!

Ostateczną już wersję sprawdź raz jeszcze. Dla pewności. Gwarantuję, że często odszukacie drobne błędy, mimo że wcześniej ich nie dostrzegliście.

Warto sprawdzić tę listę  krótkich, 36 przykazań poprawnego pisania maili. Na pewno będzie pomocna.

A Wy macie jakieś sprawdzone zasady, który ułatwiłby nam trudną sztukę mailingu? Koniecznie podzielcie się w komentarzach!

Zapisz

Skomentuj

Dodaj pierwszy komentarz (nie wymaga logowania)!

avatar
wpDiscuz