Matematyka i pomidor, czyli co zrobić, żeby czas nie uciekał

Matematyka i pomidor, czyli co zrobić, żeby czas nie uciekał

Matematyka i pomidor, czyli co zrobić, żeby czas nie uciekał

Masz dziesiątki karteczek, na których zapisujesz, co musisz zrobić, kalendarz ze spotkaniami oraz narzędzia do blokowania rozpraszaczy, a jednak twoja aktywność nie wzrasta? Mimo „przypominajek” zdarza ci się zapominać o ważnych mailach albo o zbliżających się deadlinach?

Podpowiadamy, co zrobić, żeby sprawniej zorganizować czas za pomocą narzędzi dostosowanych do twoich potrzeb.

Matematyka i pomidor, czyli co zrobić, żeby czas nie uciekał
Źródło obrazka: http://julianaggarcia.com.br/category/mapeando-ideias/feed/

Na koncentrację – matematyka, czyli 10+2*5

Co chwilę przerywasz pracę i w utrzymaniu skupienia nie pomagają nawet narzędzia do blokowania często odwiedzanych stron? Metoda 10+2*5 jest dla ciebie.

Jak działa: Polega na tym, że uczciwie pracujesz 10 minut – to dość, żeby ruszyć z miejsca i utrzymać pełną koncentrację na zadaniu. Po 10 minutach dajesz sobie dwie minuty na odpoczynek, a całość powtarzasz w pięciu cyklach, po których robisz kwadrans przerwy.

W rzeczywistości wystarczą dwa-trzy cykle, aby na dobre wdrożyć się w rytm pracy i zrezygnować nie tylko z dwuminutowych mikroprzerw, ale również z wszystkich „rozpraszaczy”. Pamiętaj, żeby nie rezygnować z długiej przerwy – ta jest obowiązkowa.

Zalety: Pomaga zwalczyć pokusę „szybciutkiego sprawdzenia” popularnych serwisów, szczególnie tym, którzy mają do wykonania dużo drobnych zadań. Łatwiej pracować intensywnie i krótko z perspektywą przerwy-nagrody, niż walczyć z brakiem koncentracji.

Wady: Wymaga pilnowania, aby dwuminutowa przerwa nie przerodziła się w półgodzinne odpisywanie na maile, a zajęcie podejmowane w odpoczynku nie doprowadziło do jeszcze bardziej dekoncentrującego multitaskingu.

Jeśli zadanie cię przerasta – rzuć w nie pomidorem

A co jeśli czeka cię większe zlecenie, a nie możesz zabrać się do pracy albo – co gorsza – przeraża cię jego wielkość i tym bardziej nie masz „odwagi”, żeby w ogóle zacząć? Z pomocą przyjdzie ci technika Pomodoro, która wzięła swoją nazwę od kuchennego minutnika w kształcie pomidora.

Jak działa: Każdy „pomidor” to półgodzinny odcinek czasu – pięć minut poświęcasz na odpoczynek, a pozostałe 25 minut na pracę. Po czterech „pomidorach” dajesz sobie kwadrans na regenerację. Teraz wystarczy zrobić listę rzeczy do zrobienia w ciągu dnia i ważne zadania podzielić na „pomidory”. Jeśli podzielisz pracę w ten sposób, zyskasz poczucie, że wykonanie zadania jest w granicach Twoich możliwości.

Zalety: Metoda Pomodoro uczy koncentracji, mądrego planowania czasu i pomaga się zdyscyplinować. Więcej o Pomodoro możesz przeczytać tu lub skorzystać z darmowego „pomidorowego” zegarka.

Wady: Najlepsze efekty przynosi, kiedy stopniowo wydłużasz czas pracy.

Zorganizuj swoje karteczki

Metoda Kanban została wprowadzona w japońskich fabrykach samochodów, aby sprawniej zarządzać posiadanymi materiałami i procesem produkcji. Nic jednak nie stroi na przeszkodzie, żeby wykorzystać ją do zarządzania większymi projektami – szczególnie, jeśli jesteś fanem samoprzylepnych karteczek.

Jak działa: Zamiast wpadać w panikę, że masz mnóstwo rzeczy do zrobienia, poświęć chwilę na to, żeby je spisać. Jeśli uznasz, że spraw jest za dużo, oceń ich priorytet, a potem umieść w odpowiednich rubrykach stworzonej tabeli – podstawowy podział to „Do zrobienia”, „W trakcie” i „Zrobione”. Z czasem możesz wprowadzić swoje modyfikacje (np. „Czeka na akceptację”), ale zacznij od prostszej wersji. Najważniejsze będą oczywiście zadania „W trakcie”: tę kolumnę możesz podzielić na „Aktywne” i „Zamrożone” w zależności od priorytetu,. Kluczem do sukcesu jest, aby mieć aktywne od 3 do 5 zadań i „odmrażać” co chwilę kolejnych, aby nie wpaść w pułapkę pozornego multitaskingu. Jeśli pracujesz zdalnie, możesz skorzystać z narzędzi online, takich jak Kanbanchi  lub Trello.

Zalety: Metoda Kanban skutkuje zwiększeniem produktywności o nawet 30% – a to nie wymaga dalszych komentarzy.

Wady: Kanban sprawdza się zwłaszcza w przypadku większych zadań i współpracy kilku osób, dlatego jest dobra dla freelancerów pracujących w zespole, chociaż „samotnikom” również może pomóc przy organizacji pracy.

Dla tych, którzy zapominają o odpoczynku

Nie masz problemu z rozpoczęciem pracy, ale… zapominasz, żeby zrobić sobie przerwę albo nie umiesz wygospodarować czasu na chwilę aktywności? Skorzystaj z Workrave – to ostatnio nasza ulubiona aplikacja w useme.eu ;). Programik z sympatyczną owieczką regularnie przypomina o mikroprzerwach oraz o dłuższych przerwach. Podpowiada również, jakie ćwiczenia można wykonać, aby zniwelować skutki wielogodzinnej pracy przed komputerem.

Jak działa: Aplikację można pobrać tu. Kolejny krok to ustawienie odpowiednich przerw – specjaliści od ergonomii pracy zalecają, aby co kwadrans robić sobie 20 sekund przerwy dla odpoczynku oczu, a co godzinę na pięć minut odejść od biurka, aby wykonać kilka prostych ćwiczeń. Freelancerzy, którzy pracują w domowych warunkach, mają ten komfort, że nie muszą przejmować się obecnością osób postronnych. O innych zaletach aktywności fizycznej w regularnych odstępach czasu możecie przeczytać tu.

Wady: Przerwy mogą czasem rozpraszać, ale zawsze można je „zamrozić” lub odłożyć na później. Najważniejsze to nie ignorować „przypominajek”.

Dla tych, którzy zapominają o śnie

Pisaliśmy już o zarządzaniu czasem w pracy, ale można posunąć się o krok dalej i… zarządzać swoim czasem we śnie. Kalkulator SleepyTimer  nie jest rozwiązaniem dla freelancerów, którzy liczą na to, że kosztem snu i niezbędnego wypoczynku zwiększą swoją produktywność, ale raczej narzędziem, które z przymrużeniem oka pomaga wybrać optymalną ilość snu.

Jak działa: opiera się na prostym założeniu, że cały cykl snu człowieka – od fazy płytkiej przez REM i znowu do płytkiej – trwa około 90 minut. Tym tłumaczy się, dlaczego teoretycznie po przespaniu 7,5 godziny będziemy czuli się lepiej, niż jeśli prześpimy jeszcze godzinę.

Zalety: jeśli masz problem z ustaleniem swojego rytmu dobowego i czujesz, że przyda ci się trochę dyscypliny z wprowadzeniem „higieny snu”, SleepyTimer pomoże ci wybrać – teoretycznie – optymalną porę na położenie się do łóżka i nastawienie budzika.

Wady: ilość snu potrzebna do regeneracji jest kwestią indywidualną i dlatego SleepyTimer nie nadaje się do bezwzględnych ustaleń.

Sprawdź, co jeszcze możesz robić

Być może jesteś jednym z nielicznych szczęśliwców, którzy nie mają problemu z koncentracją, a zaplanowane rzeczy robią od razu, zamiast przekładać je w nieskończoność. Jeśli tak, sprawdź, czy nie zapominasz o żadnym z nawyków zdrowego planowania i gospodarowania czasem.

  • planuj to, co masz zrobić: twój umysł okaże się bardzo kreatywny w wyszukiwaniu dziesiątków powodów do odłożenia pracy na później, jeśli tylko dasz mu na to szansę
  • twórz listy i agendy: jeśli zaplanujesz czas na odpowiadanie na maile czy sprawdzanie konta na facebooku zmniejszysz szanse, że będą cię rozpraszały w ciągu dnia
  • zaczynaj z wizją końca: żeby osiągnąć cel, musisz wiedzieć, dokąd zdążasz
  • pilnuj porządku: chaos na biurku to potencjalne źródło rzeczy, które będą cię dekoncentrowały – im mniej niepotrzebnych przedmiotów zgromadzisz wokół siebie, tym lepiej
  • ćwicz ciało: aktywność fizyczna poprawia ukrwienie i dotlenienie mózgu, a to przekłada się na twoją kreatywność
  • odpoczywaj: utrzymanie koncentracji przy dręczącej senności i zmęczeniu to zadanie karkołomne, dlatego zamiast walczyć z opadającymi powiekami i otępieniem zapewnij sobie odpowiednią ilość snu i czasu dla siebie.

Mamy nadzieję, że przestawione techniki pomogą Ci skuteczniej planować czas i zwiększać swoją efektywność. A może znasz i korzystasz z jeszcze innych metod? Daj znać w komentarzach :)

 

Zapisz

Skomentuj

Dodaj pierwszy komentarz (nie wymaga logowania)!

avatar
wpDiscuz