Podstawowe dokumenty dla freelancera

Freelancerem zostaje się najczęściej z pasji dla swojej pracy. Samo przejście na pracę na zlecenie oznacza również, że oprócz śledzenia na bieżąco nowinek technicznych i trendów oraz dbania o poziom swoich prac będziesz zajmować się również kwestiami, które zwykle był poza zakresem twoich obowiązków.

Dla wielu freelancerów „na pełen etat” tak właśnie wygląda praca: chcesz być kreatywny, dobrze się bawić, realizować swoje ambicje zawodowe, ale niekoniecznie wiesz, z jaką odpowiedzialnością się to wiąże.

Dokumenty dla freelancerów — Jakie dokumenty są potrzebne, kiedy jesteś freelancerem?

Ustalanie stawek? Rozliczenia podatków? Podpisywanie umów? Wszystko to może na początku wydawać ci się przerażające, ale tak naprawdę potrzebujesz dobrego zestawu plików i dokumentów, które pomogą ci zapanować nad tempem pracy i harmonogramem realizacji zleceń.

Odpowiednie dokumenty i twoje własne procedury oszczędzą ci nauki na własnych błędach i zabezpieczą przed ewentualnymi problemami. Od jakich powinieneś zacząć? Poniżej prezentujemy listę, na której każdy punkt odpowiada jednemu aspektowi pracy zdalnej.

Dokumenty i pomoce niezbędne dla początkujących freelancerów

1. Oferta

Jednym z najbardziej frustrujących elementów pracy freelancera jest klient, który ciągle dokłada pracy, ale nie chce słyszeć o zmianie stawki. Klienci często proszą o drobne uzupełnienia, które urastają w zasadzie do rozmiaru odrębnego zlecenia. Podobnie jest z niekończącymi się listami poprawek, z których można stworzyć nową grafikę lub stronę www.

Dlatego właśnie przed rozpoczęciem pracy spisz dokładnie swoją propozycję, wraz ze specyfikacją techniczną (wykorzystana technologia IT, ilość podstron lub ekranów, ilość i typ grafik lub zdjęć, długość tekstów, długość animacji). Możesz przygotować listę wymagań i założeń projektu wraz z adnotacją, że wszystko, czego nie obejmuje oferta, wymaga osobnej wyceny.

Dotyczy to także poprawek – zapisz w ofercie, ile poprawek wliczone jest w cenę wykonania, inaczej ryzykujesz, że klient będzie wymagał stworzenia pracy od podstaw tylko dlatego, że w międzyczasie koncepcja uległa zmianie.

2. Umowy

Na najbardziej podstawowym poziomie umowa wiąże obydwie strony i ustala warunki porozumienia co do charakteru prac, ich ilości, wynagrodzenia oraz obowiązków obu stron.
Jako freelancer bez działalności gospodarczej najczęściej będziesz zawierał umowy o dzieło lub umowy zlecenia.

Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego, umowa o dzieło może być zawarta w każdej wersji, nie tylko papierowej – obowiązuje ona również jeśli została zawarta elektronicznie lub ustnie, w obecności świadków. Z jej pomocą rozliczysz prace, w wyniku których powstaje konkretny produkt.

Umowa zlecenia jest ważna tylko w wersji pisemnej, a jej zakres dotyczy poświęconego czasu i starań, jakie wykazujesz, wykonując powierzoną pracę niezależnie od jej wyniku. Umowy zlecenia są mniej popularne wśród freelancerów przede wszystkim dlatego, że odprowadza się od nich składki ZUS, a to oznacza zwiększenie kosztów pracodawcy.

Do spisania umowy nie jest niezbędna pomoc prawnika. Przygotowując dokument samodzielnie zwróć uwagę na to, czy spełnione są wszystkie warunki formalne (określenie stron, przedmiotu umowy, czasu jej trwania, wynagrodzenia, warunków odstąpienia i rozwiązania, konsekwencje zerwania umowy).
Jeśli nie czujesz się na siłach samodzielnie stworzyć dokumenty, zwróć się z prośbą do kancelarii o spisanie umowy, na której będziesz bazować przygotowując wersje dostosowane do potrzeb klientów.

3. Rozliczenia i podatki

Praca na własny rachunek nie usprawiedliwia braku kontroli nad finansami. Jeśli chcesz zrezygnować z etatu na rzecz bycia freelancerem, potrzebujesz jej jeszcze bardziej. Śledzenie wydatków nie tylko pomoże ci zachować płynność finansową, ale również da ogólny obraz tego, jak rozwija się twoja działalność.

Aby ułatwić sobie prace księgowe, możesz skorzystać z rozwiązania, jakie oferuje portal Useme.eu. Przez Useme możesz zawrzeć umowę o dzieło i rozliczyć zleconą pracę za pomocą faktury VAT, kiedy nie prowadzisz własnej działalności i nie masz firmy.
Serwis oprócz tego zajmie się rozliczeniem twoich podatków, a na koniec roku dostaniesz PIT 11.

4. Notatki do projektów

Jednym z największych wyzwań w pracy freelancera jest zapanowanie nad zadaniami, kiedy pracujesz nad kilkoma projektami jednocześnie. Taki typ pracy zawsze rodzi ryzyko, że zapomnisz o detalach, kiedy „przełączasz się” między zajęciami.

Dlatego opracuj sobie dobry system dzielenie zadań oraz robienia notatek. Uporządkowany workflow pozwoli ci szybko zorientować się, co zostało do zrobienia oraz na jakim etapie są poszczególne zlecenia.
Pomogą ci w tym takie narzędzia, jak Trello, Evernote lub Todoist. Zanim zaczniesz korzystać z bardziej zaawansowanych narzędzi do zarządzania projektami, wykorzystaj te programy i aplikacje. Są darmowe, a pozwolą ci fantastycznie zorganizować pracę.

5. Zaprzyjaźnione źródła www

Być może podczas pracy na własny rachunek jako freelancer będzie ci brakowało współpracowników, kultury pracy w biurze czy wymiany informacji. Warto wziąć to pod uwagę i zaprzyjaźnić się ze stronami, na których będziesz mógł zdobywać nową wiedzę, czytać o nowinkach z branży lub znajdować darmowe źródła, ułatwiające pracę zdalną.

Zwróć także uwagę na grupy branżowe na Facebooku oraz LinkedInie. To nie tylko miejsce do zdobywania nowych zleceń, ale również zawierania branżowych znajomości i budowania swojego networku.

Dzięki stworzeniu własnej bazy ulubionych serwisów, blogów i portali informacyjnych zachowasz kontakt z branżą i poczucie, że nie jesteś zupełnie sam.