Jak włączyć pracę zdalną w pracę biurową?

Specjaliści od rynku pracy od dawna wskazywali na to, że dla młodszego pokolenia pracowników praca zdalna to atrakcyjna opcja. Praca zdalna pozwala na elastyczne planowanie obowiązków i pomaga utrzymać zdrową równowagę między pracą i życiem prywatnym.

Doświadczenia ostatnich tygodni pokazały wielu pracodawcom i właścicielom firm, że praca zdalna sprawdza się również w praktyce. Narzędzia do wideokonferencji zastępują meetingi i spotkania twarzą w twarz, a narzędzia do zarządzania projektami ułatwiają kontrolowanie postępów pracy.
Być może największym zaskoczeniem dla pracodawców było to, że… pracownicy zdalni pozostają równie wydajni jak pracownicy stacjonarni, a nierzadko przewyższają ich produktywnością.

Jak włączyć pracę zdalną w pracę biurową?
Jak włączyć pracę zdalną w pracę biurową? Jak stworzyć kulturę pracy zdalnej w firmie?

Trudno już teraz wyrokować, czy praca zdalna na stałe zadomowi się wśród polskich pracodawców, jednak wśród przedsiębiorców na pewno znaleźli się entuzjaści tej formy organizacji zespołu.

Warto zwrócić uwagę również na to, że praca zdalna otwiera zupełnie nowe możliwości dla przedsiębiorców. W dobie zwiększonego zapotrzebowania na specjalistów określonych dziedzin praca zdalna sprawia, że znika kłopotliwa konieczność relokacji. Pojawiają się za to perspektywy oszczędności chociażby związane z przygotowaniem nowego stanowiska pracy.

Jesteś gotowy do zatrudnienia pierwszych pracowników całkowicie zdalnie? Aby twój projekt się udał, potrzebujesz jeszcze jednego elementu: kultury pracy zdalnej, która pozwoli wprowadzić nowych pracowników do już istniejącego zespołu.


Kultura pracy zdalnej w firmie: dlaczego jej potrzebujesz?

Jednym z największych problemów pracodawców jest… rotacja pracowników. Każda osoba, która decyduje się odejść z twojej firmy oznacza konieczność otwierania nowej rekrutacji, wyboru następcy oraz nierzadko czasochłonnego wdrażania nowej osoby do obowiązków. Wszystko to oznacza w praktyce nakłady czasu, energii i finansów, których każdy szef woli unikać.

Jak włączyć pracę zdalną w pracę biurową?

Chociaż rekrutacja zdalnego pracownika jest mniej kłopotliwa, na pewno zależy ci, aby utrzymać swojego nowego zdalnego programistę, managera czy grafika jak najdłużej. Jak zbudować poczucie przynależności do zespołu i odpowiedzialności za markę, kiedy prawie się nie widzicie i nie macie okazji poznać?

Za to właśnie odpowiada kultura pracy zdalnej w firmie. Mówiąc krótko: zastępuje ona nieśmiertelne pogaduszki przy ekspresie do kawy. Doświadczenie zachodnich firm korzystających z pracy zdalnej, takich jak Zapier, pokazuje, że jest to istotny element, który wpływa na to, jak pracownik zdalny odnajduje się w firmie.


Jak stworzyć kulturę pracy zdalnej i zatrzymać pracownika na dłużej?

Dla przedsiębiorców przyzwyczajonych do obecności pracowników w biurze i sprawowania nadzoru nad postępami w projektach, praca zdalna może być wyzwaniem… dla pracodawcy.
Dlatego właśnie tworzenie kultury pracy zdalnej w firmie należy zacząć od kadry zarządzającej.


Zaufanie i bezpieczeństwo to podstawa

Jedynym z czynników, który sprawia, że pracodawcy nieufnie traktują pracę zdalną jest brak zaufania. Wyobrażasz sobie, że twój nowy współpracownik w czasie pracy gra w Simsy albo ogląda Neteflixa? To nie jest dobra droga.

Statystki amerykańskie wskazują, że pracownicy zdalni są tak samo aktywni i produktywni, jak ich biurowi koledzy i koleżanki. Nierzadko pracują także dłużej i są bardziej skoncentrowani na pracy.

Jak włączyć pracę zdalną w pracę biurową?

 

Jeśli nie przekonują cię statystyki, możesz skorzystać z programów, które zliczają czas pracy lub monitorują aktywność użytkownika, kiedy powinien być skoncentrowany na zadaniach zawodowych.

Nic jednak nie jest w stanie zastąpić zaufania i poczucia, że szef traktuje cię jak równego sobie partnera. Im bardziej podejrzliwie traktujesz pracowników zdalnych, tym bardziej osłabiasz ich więź z firmą.


Czas pracy: zadanie czy godziny?

Ten czynnik z kolei może być bardzo ważny dla ciebie i twojego poczucia komfortu. Aby uniknąć spięć i nieporozumień ustalcie na początku współpracy, jaki model będziecie realizować: czy pracownik zdalny ma być dostępny online w określonych godzinach każdego dnia, czy ważniejsze jest dla ciebie realizacja zadań, obojętnie w jakim czasie?

Pod uwagę weź przede wszystkim to, czy nowy pracownik będzie częścią zespołu, który może go potrzebować w ciągu dnia, czy pracuje indywidualnie i może pozwolić sobie na elastyczność godzin pracy.


Komunikacja – jasne zasady

Komunikacja to podstawa pracy zdalnej w firmie. Większość problemów, jakie możesz napotkać zatrudniając zdalnych współpracowników ma swoje źródło właśnie w tym, że nie dostali jakiejś istotnej informacji lub źle zrozumieli twoje polecenia.

  • Ustalcie, ile razy w tygodniu będzie spotykać się na meeting online lub wideokonferencję oraz kiedy i jak pracownicy zdalni mogą kontaktować się z tobą, jeśli mają wątpliwości co do twoich oczekiwań, priorytetów zadań czy terminów.
  • Nie rezygnuj ze spotkań online nawet jeśli wydaje ci się, że nie masz nic nowego do przekazania swojemu zdalnemu zespołowi. Regularna komunikacja buduje poczucie więzi i przynależności do grupy.
  • Pamiętaj o pisemnym podsumowaniu spotkania online: im krótsze, tym lepiej. Powinno zawierać wszystkie ustalenia, które wpłyną na pracę zespołu i być dostępne tak, aby każdy mógł odwołać się do niego w razie potrzeby.
  • Wystarczy do tego zwykły mail, ale mogą pomóc ci również narzędzia do komunikacji, takie jak Slack.


Spotkania – dlaczego warto je planować?

W pracy zdalnej ważne są nie tylko spotkania „jeden na jeden” z managerem lub przełożonym, ale również utrzymanie więzi z zespołem.
Nie rezygnuj z „fizycznych spotkań”: pracownikowi zdalnemu łatwiej będzie zaaklimatyzować się w niej firmie i poczuć się jak część ekipy, jeśli raz na jakiś czas będzie pojawiał się w biurze.

Jak włączyć pracę zdalną w pracę biurową?
Jak stworzyć kulturę pracy zdalnej w firmie?

Częstotliwość takich spotkań zależy tylko od was, ale nie warto całkowicie z nich rezygnować. Stają się one okazją nie tylko do wyjaśnienia niektórych kwestii czy omówienia szczegółów projektu, ale również do integracji zespołu.

Wydaje ci się, że to strata czasu? Nic bardziej błędnego. Pracownicy wskazują, że dobra atmosfera w biurze i koleżeńskie stosunki z zespołem wpływają na to, jak oceniają poziom swojej satysfakcji i zadowolenia z pracy. Nie trzeba wyjaśniać, dlaczego w epoce rynku pracownika ta wartość ma spore znaczenie.


Etapy, kamienie milowe i śledzenie postępów – zarządzanie zadaniami, jakiego potrzebujesz

Kiedy nie spotykasz się codziennie z pracownikami twarzą w twarz i trudniej ci w przelocie zapytać ich, jak tam postępy w pracach, wspomagaj się przeznaczonymi do tego aplikacjami.

Narzędzia do zarządzania projektami zaczynają się od prostych i niezwykle efektywnych, takich jak nieśmiertelne Trello, aż do rozbudowanych „kombajnów”, które nie tylko pozwalają na planowanie i przydzielanie zadań, ale również śledzenie kosztów.

Jak włączyć pracę zdalną w pracę biurową?
Jak stworzyć kulturę pracy zdalnej w firmie?

Jeśli twój zdalny pracownik ma stać się częścią np. zespołu programistów lub zespołu kreatywnego, wykorzystaj narzędzia do pracy zespołowej. Tu również masz spory wybór możliwości. Istnieją na rynku narzędzia dedykowane dla programistów, jak również aplikacje, które sprawdzą się w przypadku prac wizualnych, graficznych i kreatywnych.


Włączanie pracowników zdalnych do zespołu

Jak przezwyciężyć izolację pracownika zdalnego, jeśli nie jest on częścią zespołu? Wyznacz dla niego opiekuna i współpracownika, który będzie stanowił kogoś w rodzaju łącznika między pracownikiem zdalnym a resztą pracowników stacjonarnych.

Regularnie pytaj swoich zdalnych współpracowników o odczucia dotyczące ich pracy – wyzwań, trudności, oceny. Wiele potencjalnych problemów uda ci się ominąć, jeśli zareagujesz odpowiednio wcześnie np. na problemy z obiegiem informacji.
Co więcej, pracownik zdalny, jako osoba oglądająca firmę niejako z zewnątrz, może dostarczyć ci również cennych spostrzeżeń dotyczących organizacji w zespole stacjonarnym, z którym ściśle współpracuje.


Kultura pracy zdalnej w firmie

Możliwość pracy z domu została już doceniona przez etatowych pracowników – głównie przedstawicieli młodszych pokoleń, ale powoli przekonują się do niego również pracownicy o dłuższym stażu.

Praca zdalna to również rozwiązanie przynoszące korzyści dla pracodawców. Dzięki niej pracodawca może zaoszczędzić na kosztach tworzenia stanowiska pracy, powiększania biura czy relokacji pracownika, posiadającego odpowiednie kompetencje.

Aby praca zdalna stała się częścią twojej firmy, pamiętaj o tym, aby zmiany zacząć od kadry zarządzającej i takich kwestii, jak zaufanie czy skuteczne zarządzanie zadaniami. Podstawą efektywnej pracy zdalnej są przejrzyste zasady i sprawna komunikacja.

 

guest
2 komentarzy
najnowszy
najstarszy oceniany
Inline Feedbacks
View all comments
Łukasz
1 miesiąc dawniej
Wydaje mi się że praca zdalna może jeszcze bardziej napędzić wypalenie zawodowe, przeniesienie pracy do domu doprowadzi do całodobowego myślenia o pracy i patrzenia na swoje stanowisko…
2
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x