To warto wiedzieć o organizowaniu spotkań

Skuteczna organizacja spotkań

 

Niestety spotkania nie mają zbyt dobrego wizerunku. Są one często postrzegane jako zmora biznesu. Branża IT w USA codziennie traci 25 mln dolarów z uwagi na bezowocne spotkania. Rocznie przynosi to ponad 37 mld dolarów (sic!) strat. Szacuje się, że mniej więcej 35-50% czasu pracy przypada na bezproduktywne zebrania.

Można wyróżnić trzy źródła takiego stanu rzeczy. Po pierwsze, spotkanie nie ma swojego planu i struktury (agendy). Po drugie, porusza się zbyt wiele wątków. Po trzecie, brakuje zaangażowania ze strony uczestników.

To warto wiedzieć o organizowaniu spotkań
Źródło obrazka: pixabay.com/pl/users/geralt-9301/

Jak zorganizować spotkanie, aby zakończyło się ono pomyślnie? Właściwe podpowiedzi i wskazówki znajdziecie w naszym zestawieniu.

1. Czy zorganizowanie spotkania jest w ogóle konieczne?
Czy nie wystarczy np. zorganizowanie sesji na Skype? Czy ten problem jest na tyle ważny, że nie można go rozwiązać w parę minut i to przez dwie osoby?

2. Czy wszyscy ludzie, którzy mają pojawić się na spotkaniu, są niezbędni?
Im większe zebranie, tym mniejsze szanse na to, że zostaną wypracowane konkretne rozwiązanie? Im liczniejsza grupa, tym dłużej trwają dyskusje. W ten sposób rośnie ilość wypowiedzi, które rozwadniają temat, a spada zaangażowanie jednostki, ponieważ odpowiedzialność za rozwiązanie problemu spada na całą grupę.

3. Czy spotkanie ma swoją agendę?
Jej brak przypomina jazdę autobusem bez kierowcy. Agenda jest po to, aby porządkować cały przebieg spotkania. Dzięki niej dana osoba nie marnuje godziny swojego czasu, tylko przychodzi o określonej porze, kiedy będą omawiane zagadnienia, w które jest zaangażowana. Agenda odpowiada także za podjęcie konkretnych decyzji, ustalenia terminów oraz zadań do wykonania.

4. Bardziej precyzyjna jednostka czasowa
Przyjęło się, że aby ujarzmić czas pracy, warto podzielić go na 30-minutowe bloki. To rozwiązanie w przypadku spotkań nie zawsze przynosi dobre efekty. Dlatego też warto postawić na mniejsze bloki 15-minutowe. Dwa kwadranse brzmią lepiej niż pół godziny, prawda?

5. Metoda “Note & Vote”
Jest to rozwiązanie stosowane przez Google Ventures. Składa się ono z kilku kroków. Pierwszy z nich trwa 5-10 minut i polega na tym, że każdy z uczestników spotkania notuje samodzielnie swoje pomysły. Drugi krok, na który przewiduje się 2 minuty, to wybranie przez każdego z nich dwóch najważniejszych pomysłów. Trzeci krok to zaprezentowanie najciekawszych pomysłów przez grupą i zapisanie ich na specjalnej zbiorczej tablicy. Czwarty krok i piąty krok to 5-minutowa sesja, podczas której każdy uczestnik spotkania wybiera ulubiony pomysł z tablicy i mówi na głos, który pomysł wybrał. Krok szósty to wybranie tego projektu, który zebrał najwięcej głosów i zajęcie się nim.

6. Na stojąco
Coraz częściej można spotkać sugestię mówiącą o tym, że owocne spotkania są wtedy, kiedy odbywają się na stojąco. Tak robi m.in. prezydent USA – Barack Obama czy Mark Zuckerberg.

7. Zasada dwóch pizz
Zdaniem szefa firmy Amazon – Jeffa Bezosa – najbardziej efektywne są spotkania, które organizuje się zgodnie z “zasadą dwóch pizz”. Chodzi o to, aby w danych dyskusjach nie brało udział więcej niż 5-8 osób. Naukowcy zaniżają i tę liczbę: dowiedziono, że w danym spotkaniu nie powinno brać udział więcej niż 4-5 osoby.

8. Zawsze zakładaj mniej czasu
Niektórzy nauczyciele starają się prowadzić lekcję w sposób intensywny i zwarty przez 30 minut – tyle wynosi okres maksymalnej koncentracji większości ludzi. Na podobne rozwiązania można natknąć się w zakresie zorganizowania spotkań. Niektórzy sugerują, aby zakładać krótszy czas trwania, np. 45 minut zamiast godziny. To pozwoli zawsze mieć ten dodatkowy kwadrans, który można wykorzystać do podsumowania spotkania i wyznaczania konkretnych działań do zrealizowania.

Zapisz

Zapisz

Zapisz