Wyszukiwanie wiadomości w Gmail – tricki dla freelancera, których nie znasz

Jak szybko znaleźć wiadomość w Gmail

Poczta na Gmail to pewien standard: mailowa domena gmail.com jest, obok yahoo.com, jedną z najpopularniejszych na świecie – obsługuje 20% wszystkich maili u ponad półtora miliarda użytkowników.
Jednocześnie jest to poczta niezwykle przyjazna w obsłudze dla freelancerów. Za stosunkowo niewielkie pieniądze możesz stworzyć domenę firmową dla swojego maila, zachowując wszystkie rozwiązania, jakie znasz z Gmail.

Dla freelancera przejrzysta poczta o dużym limicie wysyłanych plików, dysku w chmurze i dużej ilości miejsca to nieodzowne narzędzie pracy. Kiedy pracujesz zdalnie, maile są najbardziej podstawową formą komunikacji między tobą a zleceniodawcą oraz najprostszym sposobem na przesłanie wstępnych wersji i próbek prac.

Tu zalety Gmaila są oczywiste: blokada spamu, grupowanie wiadomości w wątki i duża przestrzeń. Mało który freelancer wie jednak, że to nie wszystko, co może się przydać w pracy zdalnej.

Jak szybko znaleźć wiadomość w Gmail
Operatory wyszukiwania wiadomości w Gmail dla freelancerów

 

Zaawansowane wyszukiwanie wiadomości w Gmail dla freelancerów

Na pewno znasz to doświadczenie z własnej pracy zdalnej: prowadzicie z klientem pierwszy wątek, po kilku tygodniach pojawia się drugi, potem kolejny z poprawkami…

Duża pojemność poczty Gmail jest dla freelancera jednocześnie zaletą i wadą. Kiedy masz do dyspozycji kilka giga miejsca na załączniki, automatycznie spada ci motywacja do usuwania niepotrzebnych wątków.
W praktyce oznacza to, że znalezienie konkretnej wiadomości przypomina pracę w kopalni – chyba że znasz komendy i operatory zaawansowanego wyszukiwania wiadomości w poczcie Gmail.

 

Operatory, czyli jak znaleźć dowolną wiadomość w Gmail

Operatory można porównać do komend lub elementów, po których Gmail przefiltruje twoje wiadomości. Mają one postać prostych zwrotów lub symboli, które można ze sobą łączyć, aby otrzymać jeszcze dokładniejsze wyniki.

Przygotowaliśmy dla was listę najpopularniejszych operatorów zaawansowanego wyszukiwania Gmail. Pomogą wam one odszukać szybko konkretną wiadomość od klienta, bez konieczności starannego przeglądania wszystkich wątków.

 

Wyszukiwanie wiadomości według nadawcy i odbiorcy

Jeśli wątki od jednego zleceniodawcy dzieli od siebie kilkanaście innych rozpoczętych z pozostałymi klientami, możesz skorzystać z operatorów wyszukujących maile od konkretnej osoby lub dostarczone do konkretnego odbiorcy.

Nadawca
Operator: form:
Przykład: from:najlepszyzleceniodawca

Odbiorca
Operator: to:
Przykład: to:najlepszyfreelancer

Odbiorca w polu DW
Operator: cc lub bcc:
Przykład: cc:najlepszyzleceniodawca

Wiadomości dostarczone do konkretnego odbiorcy
Operator: deliveredto:
Przykład: deliveredto:najlepszyzleceniodawca@gmail.com

Praca zdalna - jak wyszukiwać maile w Gmail
Łatwe wyszukiwanie wiadomości w Gmail

 

Wyszukiwanie wiadomości według daty

Pamiętasz, kiedy mniej więcej przyszła wiadomość, jakiej szukasz lub wiesz, że nie było to przed x? Gmail poradzi sobie również z takim wyszukiwaniem.

Wiadomości wysłane w określonym czasie:
Operatory: after:, before:, older_than:, newer_than:
Przykłady: after:12/12/2018, older_than:2d

 

Wyszukiwanie maili po treści

A może jakieś nietypowe hasło, które utkwiło ci w pamięci, podczas gdy zupełnie nie możesz przypomnieć sobie nazwiska nadawcy ani jego maila? Z tym też nie będzie problemu. Do dyspozycji masz kilka operatorów.

Słowo w temacie
Operator: subject:
Przykład: subject:zlecenie kwiecień

Wyszukanie kilku haseł np. w temacie
Operator: ( )
Przykład: subejct:(brief i zlecenie)

Dokładne wyrażenie
Operator: ” ”
Przykład: “zlecenie i brief”
To wyszukiwanie pokazuje wyniki tylko dokładnie dopasowane do użytego wyrażenia.

Wykluczenie z wyszukiwania wyników zawierających określone słowo
Operator: –
Przykład: zlecenie -darmowa próbka

Tego operatora możesz użyć do wyłączenia z wyszukiwania różnych typów wiadomości. Możesz nap. wyszukać maile od określonego nadawcy z załącznikiem w każdym formacie poza zadanym, używając formuły: form:najlepszyzleceniodawca@gmail.com has:attachment -filename:pdf. Takie wyszukiwanie pokaże ci maile od klienta z załącznikami w innych formatach niż pdf.

Dokładny odpowiednik danego hasła
Operator: +
Przykład: +umowa

Gmail w pracy zdalnej: wyszukiwanie załączników i wiadomości
Zaawansowane operatory wyszukiwania maili w Gmail – jak używać?

 

Wyszukiwanie maili po załączniku

Ten rodzaj wyszukiwań jest szczególnie użyteczny, kiedy wysyłasz kilka różnych wersji pliku w różnych odstępach czasu, a potem musisz szybko odszukać ten właściwy. A może potrzebujesz materiałów od klienta i wiesz tylko, że na pewno ci je wysłał? Możesz odszukać załączniki na Gmail dzięki następującym operatorom:

Wiadomość za załącznikiem
Operator: has:attachment

Operator has: posłuży ci do wyszukania wiadomości z określonym typem pliku, na przykład:
• załącznik z Dysku Google lub jego usług: has:drive, has:document, has:spreadsheet, has:presentation
• link do YouTube: has:youtube

Wiadomość z plikiem o określonej nazwie
Operator: filename:
Przykład: filename:jpg, filename:nowybrief.pdf
Możesz użyć tego operatora zarówno do przefiltrowania plików określonego typu (użyj samego rozszerzenia) lub pełnej nazwy szukanego załącznika.

Wiadomości mniejsze lub większe niż zadana wielkość w bajtach
Operator: size:, larger:, smaller:
Przykład: size:10000, larger:10M

 

Wyszukiwanie maili po innych cechach

Wiesz, że wiadomość, której szukasz, powinna być w koszu? A może ma przypisaną kategorię, oznaczenie albo pamiętasz, że miałeś na nią odpisać? Oto, jak możesz ją odszukać.

Wyszukiwanie w różnych częściach skrzynki
Operator: in:
Przykłady: in:inbox, in:trash, in:read, in:spam, in:anywhere

Wyszukiwanie wiadomości z kategorią lub oznaczeniem
Operator: label:
Przykład: label:oferty

Status wiadomości:
Operator: is:
Przykłady: is:read, is:unread, in:chat

 

Inne operatory, które pomagają w wyszukiwaniu

Jak poradzić sobie z wyszukaniem kilku haseł jednocześnie, z wyłączeniem części wyników lub kiedy chcesz mieć odpowiedzi uwzględniające różne warianty?

Są to trzy operatory:
• operator wyłączający określone wyniki z wyszukiwania: –
• operator łączący wyszukiwanie dwóch cech: OR
• operator pokazujący wyniki spełniające kilka warunków: AND

Jak używać kilku operatorów? Oto kilka przykładów:
• znajdź maile od konkretnego zleceniodawcy z załącznikiem w pdf
from:mojzleceniodawca AND filename:pdf
• nieprzeczytane wiadomości odebrane w ciągu ostatniego tygodnia tylko z załącznikiem
in:inbox is:unread older_than:7d has:attached
• wiadomości, które zawierają tylko dane hasło, z wyłączeniem maili o tej samej nazwie
„useme” -from:info@useme.eu

 

Operatory wyszukiwania zaawansowanego Gmail dla freelancerów – podsumowanie

Wraz z ilością klientów i zleceń do wykonania na pewno przybywa także maili w twojej skrzynce. Ilość maili i wątków ma znaczenie przede wszystkim w zleceniach o dłuższych terminach realizacji lub takich, które wymagają wymieniania się materiałami albo przesyłania wersji próbnych i poprawek. Odnalezienie właściwej wersji pliku, konkretnego maila z potrzebnymi materiałami albo briefem potrafi być sporym wyzwaniem.

W takich sytuacjach dużą pomocą są operatory wyszukiwania Gmail. Kombinacja prostych haseł pozwala na wyszukanie konkretnej wiadomości lub załącznika. Możesz także „przefiltrować” pocztę pod kątem wiadomości spełniających jednocześnie konkretne wymagania, na przykład określonego nadawcy, typu załącznika i tematu.

Skomentuj

avatar