Te zmiany pomogą ci pracować bardziej produktywnie

Kiedy mówimy o produktywności trudno uniknąć wrażenia, że chcemy stać się super-wydajnymi robotami. Bez problemów z koncentracją, bez prokrastynacji, słabszych dni i zmęczenia. Dlaczego wszyscy chcemy pracować wydajniej? Aby mieć więcej czasu po to, żeby prowadzić ciekawsze i pełniejsze życie.

Takie podejście sprawia, że zaczyna ciążyć na tobie coraz większa presja. Kiedy mimo wysiłków nadal łapiesz się na przeglądaniu serwisów ze zdjęciami kotków zamiast pracować nad grafiką lub aplikacją dla klienta, możesz poczuć się paskudnie.

Produktywność – małe zmiany, wielkie rezultaty

Możesz zwiększyć swoją produktywność nie przez reżim, terror zegarka czy rozdrabnianie zadań w nieskończoność, ale dzięki kilku dobrze zorientowanym zmianom.

Produktywność jest tak naprawdę kwestią dokonywania właściwych wyborów, które procentują w dłuższym czasie. Tu właśnie przydadzą ci się nasze wskazówki – pomogą ci one wyznaczyć kierunek zmian.

Stosuj zasadę Pareto

Efektywność zasady Pareto opiera się na jej prostocie:

20% wysiłków generuje 80% wartości.

Pierwotnie zasada Pareto znajdowała zastosowanie głównie w ekonomii i zarządzaniu, ale zastanów się, czy nie zadziała również w twoim życiu.
Rozsyłanie ofert zajmuje ci niewiele czasu w porównaniu do dochodów, jakie generują pozyskane w ten sposób zlecenia. Przygotowanie zdrowego posiłku zajmuje relatywnie mało czasu w porównaniu do korzyści, jakie daje.

Największa zaleta Pareo polega na tym, że możesz zastosować ją do wszystkich dziedzin swojego życia, w tym również produktywności, i zauważyć rezultaty. Skasowanie niepotrzebnych kont w portalach informacyjnych i zebranie w aplikacjach typu Pocket tych źródeł, które są naprawdę wartościowe, pozwolą ci na przykład zaoszczędzić sporo czasu na przeglądaniu sieci.

Zasada Pareto w pracy freelancera

Jak zastosować Pareto w praktyce? Za przykład może posłużyć technika pracy, o której opowiada Mariusz Słoński, grafik i projektant.
Mariusz po otrzymaniu zlecenia wysyła wstępny projekt w postaci mock-upu (np. logo umieszczone na przedmiotach, wizytówka w otoczeniu innych materiałów reklamowych) do zatwierdzenia w zabezpieczonym pliku PDF.
Według Mariusza opracowanie autorskiej prezentacji jest swego rodzaju inwestycją:

Opracowanie takiej autorskiej prezentacji z wybranym setem plansz nie zajmuje sporo czasu, a pomaga podjąć sensowne decyzje ze strony klienta. Chodzi o to, by maksymalnie ułatwiać podejmowanie decyzji przez klienta przez odpowiednią prezentację dzieła tworzonego pod jego działalność.
To, ile ja włożę pracy w prezentację ogranicza mi ilość poprawek, co przelicza się na czas. Klient dostaje ciekawy materiał i łatwiej i szybciej podejmuje decyzje o poprawkach.

Aby wprowadzić skuteczne zmiany, przeanalizuj swój tryb pracy, aby zdefiniować te działania (20%), które dają najlepsze rezultaty (80%). Kiedy już ustalisz, co robi największą różnicę w twojej pracy, uczyń to swoim priorytetem. Resztę pomiń lub ogranicz czas, który poświęcasz na nieistotne zadania.

Doceń prawo Parkinsona

Zgodnie z prawem Parkinsona każda praca wydłuży się tak, aby zająć przeznaczony na nią czas. Jeśli zatem twój średni czas na napisanie tekstu to dwie godziny, ale dla bezpieczeństwa przyjmujesz, że potrzebujesz czterech, możesz być pewny, że pisanie zajmie ci właśnie cztery godziny.
Im więcej czasu masz nad pracę nad zadaniem, tym bardziej prawdopodobne, że w twojej głowie przybierze ono monstrualne rozmiary.

Operowanie czasem daje możliwość utrzymywania złudzenia wysokiej produktywności, chociaż ani nie zwiększa ilości wykonanej pracy, ani nie daje dodatkowego wolnego.
Większość z nas dodaje czasowy „bufor” do pewnych zadań, aby zakończyć je spokojnie, bez pośpiechu. Być może ty też postępujesz w ten sposób, po cichu licząc, że praca zajmie ci mniej czasu, a ty zyskasz dodatkowe pół godzinki na szybkie przejrzenie, to słychać u znajomych na FB.
Znasz to skądś?
Pozbądź się złudzeń. Masz niewielkie szanse na to, że w ten sposób zdobędziesz dodatkowy czas właśnie dlatego, że prawo Parkinsona działa.

Aby spróbować innego podejścia, ustal czas do wykonania zadania na troszkę krótszy niż zwykle potrzebujesz. Oczywiście dla niektórych zadań może ci zabraknąć 5 minut, inne wykonasz z niewielkim zapasem – opanowanie sztuki skutecznej oceny wymaga kilku prób, ale warto ćwiczyć.
Nie panikuj ani nie zniechęcaj się, jeśli na liście zostanie ci kilka zadań, a czas będzie się kończył. Wprowadź korekty i próbuj dalej!

Pomoże ci w tym technika Pomodoro lub inna, podobna do niej (więcej możesz przeczytać tu KLIK).
Techniki, które wykorzystują dzielenie zadań na mniejsze odcinki czasowe sprawdzają się, jeśli chcesz wyćwiczyć zdolność koncentracji i skupienia. Te z kolei są kluczem do naprawdę efektywnej pracy – tu wracamy do zasady 80/20: prosta zmiana w zarządzaniu pracą pozwoli ci wykonywać zadania efektywniej, bo w większym skupieniu.

Produktywność jako proces

Nie zniechęcaj się, jeśli w ciągu tygodnia nie okaże się, że ilość napisanych tekstów albo obrobionych zdjęć nie powiększyła się dwukrotnie. Zanim poznasz swoje faktyczne nawyki i nauczysz się realnie oceniać swoje możliwości, będziesz potrzebował serii prób i błędów.
Produktywność nie oznacza zapracowania się na śmierć. Ważniejsze jest, abyś nauczył się, jak rezygnować z nawyków, które pochłaniają uwagę i energię, a niewiele wnoszą do twojego życia – zawodowego i prywatnego.
O tym, jak zbudować produktywne nawyki przeczytacie już w przyszłym tygodniu!

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Zapisz