5 efektywnych strategii komunikacji freelancera i zleceniodawcy

W przypadku pracy zdalnej wiele mówi się o znaczeniu portfolio i marketingu swoich usług, o zdobywaniu i realizowaniu zleceń, ale rzadko wspomina się o najważniejszej części każdej współpracy – komunikacji. Dokładniej: komunikacji z klientem.

Praca zdalna na ogół nie przewiduje spotkań, zebrań i konsultacji twarzą w twarz, dlatego techniki i strategie komunikacji mają kluczowe znaczenie dla jakości współpracy. Często to właśnie brak briefu lub jego niezrozumienie są przyczynami opóźnień i niekończących się sesji poprawek, nie wspominając o stracie czasu i pieniędzy.

Freelancerzy często przywiązują jednak większą wagę do tego, co projekt będzie komunikował odbiorcom niż do tego, jak sami porozumiewają się z klientami. Tymczasem jakość tej komunikacji przekłada się na to, jakie wrażenie po sobie pozostawisz, jak klient z perspektywy czasu oceni współpracę z tobą i czy będzie polecał cię innym.

Jako freelancer doświadczasz różnych sytuacji: współpracy z mikroprzedsiębiorstwami i z większymi klientami, gdzie proces podejmowania decyzji i akceptowania twoich prac znacznie się wydłuża. To, co sprawdzi się w komunikacji z osobą, która bezpośrednio oceni i zaakceptuje twój projekt, nie zawsze sprawdzi się w bardziej złożonych sytuacjach.
Przygotowaliśmy listę pięciu sprawdzonych i skutecznych technik komunikacji freelancera z klientem, które pomogą ci usprawnić pracę zdalną.

5 skutecznych taktyk komunikacji freelancera i klienta

Sytuacja, w której nie widzisz ani nie słyszysz osoby, z którą rozmawiasz – na czacie, przez maile albo SMSy – rodzi potencjalnie więcej okazji do nieporozumień, kiedy komunikat dopełnia mimika, postawa czy ton głosu. Nie oznacza to jednak, że musisz wpadać w pułapki różnych interpretacji, nieporozumień i mnożących się wątpliwości. Od czego zacząć?

1. Komunikacja w pracy zdalnej: wybierz medium

Obecnie freelancerzy mają cały wachlarz sposobów komunikacji – od maili do videokonferencji, od smsów do rozmów telefonicznych. Niektórzy przenoszą się z rozmowami biznesowymi nawet na media społecznościowe i powiązane z nimi komunikatory.

Aby wprowadzić porządek w tym chaosie, zdecyduj się na dwa lub trzy kanały, którymi jesteś w stanie zarządzać tak, aby nie dezorganizowały twojej pracy. Mail jest absolutną podstawą, ale zastanów się, czy na pewno chcesz, aby klient dzwonił do ciebie na numer prywatny i na skype?

Być może ty również zauważasz, że niektóre kanały komunikacji są bardziej „swobodne” niż inne – czy maile mają dla ciebie bardziej oficjalny charakter niż smsy?
Chociaż na początku może ci się wydawać, że super jest być z klientem na „ty” i pisać sobie esemeski, staraj się jednak nie skracać dystansu. Powód jest prosty: znajomemu trudno jest odmówić, kiedy prosi o niekończące się poprawki i dodatkowe prace, ale głupio spierać się o pieniądze i terminy.
Nie ma nic złego w tym, żeby lubić swoich klientów, ale traktowanie ich jak znajomych może przynieść rezultaty inne od zamierzonych.

2. Komunikacja w pracy zdalnej: ustal swój schemat

Jak wiesz, przychodzące maile i prowadzenie korespondencji potrafią rozbić dzień i skutecznie odciągnąć uwagę od realizacji zleceń. Aby odzyskać kontrolę nad komunikacją, ustal zatem swoje własne schematy odpowiedzi. Pod uwagę weź:

• jak zwracasz się do zleceniodawców (na „ty” czy na „pan/pani”, w jakim stylu piszesz – oficjalnym czy swobodnym)
• o jakich porach odpowiadasz na maile: rano do określonej godziny, czy raczej popołudniu – kieruj się przede wszystkim swoim tempem pracy. Najbardziej produktywny okres dnia zostaw na zlecenia; maile od nowych klientów mogą poczekać do „dołka”.
• jak długo klienci muszą czekać na odpowiedź – jeśli wydaje ci się, że brak błyskawicznej reakcji działa na twoją niekorzyść, ustaw autoresponder informujący, kiedy mogą spodziewać się odpowiedzi oraz linków, które mogą przydać im się już na tym etapie, np. z twoim cennikiem lub portfolio
• skonstruuj kilka wersji najbardziej typowych maili, jakie wysyłasz i potraktuj je jako makro: korzystaj z nich, aby zaoszczędzić czas na ręcznym odpisywaniu na wszystkie wiadomości

3. Komunikacja w pracy zdalnej: twórz archiwum

Może ci się wydawać, że w przypadku pracy zdalnej najlepiej odpuścić sobie biurokrację i papierologię, ale dla własnego bezpieczeństwa twórz archiwa i pisemne podsumowania wszystkiego, co uzgadniacie w czasie rozmów z klientem.

Pomysły, sugestie, wymagania, których nie uzupełniał brief, a klient przekazał ci je w trakcie rozmowy telefonicznej? Po zakończonej rozmowie spisz je wszystkie i prześlij do klienta mailem z prośbą o potwierdzenie.
W ten sposób unikniesz sytuacji, w której na etapie końcowym projektu dowiesz się o dodatkowych funkcjonalnościach, jakie miałeś uwzględnić, a których jakimś cudem nie ma ani w zamówieniu, ani w briefie.

Jeśli rozliczasz się lub wystawiasz fakturę bez firmy przez Useme.eu, pamiętaj o szczegółowym uzupełnieniu całego formularza wystawiania faktury i prowadzenia wymiany wiadomości przez skrzynkę Useme. W ten sposób żadna część twojej korespondencji nie zniknie z serwera.

4. Komunikacja w pracy zdalnej: bądź grzeczny

Tego oczywiście można wymagać od obu stron umowy, ale zacznij od siebie. To, co wypowiedziane twarzą w twarz może brzmieć żartobliwie, przeczytane na ekranie monitora może być odebrane jako nieuprzejme lub aroganckie.

Grzeczność łączy się również z profesjonalizmem. Ma to znaczenie zwłaszcza w kryzysowych sytuacjach, kiedy klient jest niezadowolony lub musisz poradzić sobie z jego niezadowoleniem z twojej pracy.
W takiej sytuacji grzeczność sugeruje profesjonalny dystans; jej brak z kolei stawia cię w pozycji zaperzonego amatora, z którym można się spierać, aby „wywalczyć” swoje.

5. Komunikacja w pracy zdalnej: unikaj żargonu

To jasne, że dla ciebie zawodowy żargon jest jak drugi język, ale pamiętaj, że twój klient to osoba spoza branży. Sypanie fachowymi terminami tam, gdzie można użyć bardziej zrozumiałego określenia, nie otoczy cię aurą profesjonalizmu, tylko utrudni komunikację.

Jeśli nie masz innego wyboru – na przykład język polski nie ma dobrego odpowiednika na dane wyrażenie obcojęzyczne – postaraj się wyjaśnić krótko, o czym mówisz. Nie obawiaj się, że klient odczuje to jako poklepywanie po głowie i traktowanie z góry. Bardziej prawdopodobne jest, że dzięki takiemu zachowaniu zapewnisz sobie spokojną i efektywną komunikację.

Komunikacja w pracy zdalnej – podsumowanie

Jeśli ty również najwięcej czasu potrzebujesz na „dogranie” szczegółów zlecenia oraz ostateczne potwierdzenie odbioru już wykonanej pracy to znak, że twoja komunikacja z klientami wymaga pewnych poprawek.
Dotyczy to również sytuacji, w której odpowiadanie na wiadomości zajmuje ci więcej czasu, niż przynosi realnych korzyści.

Tymczasem wystarczy tylko kilka usprawnień, aby pisanie maili i rozmowy telefoniczne stały się faktycznie narzędziem pracy, a nie czasochłonnym utrudnieniem. Wprowadź ustalone schematy komunikacji i zadbaj, aby rozmówca rozumiał twoje wiadomości. Nie skracaj na siłę dystansu między wami – zamiast tego bądź uprzejmy i profesjonalny.

A jak ty radzisz sobie z komunikacją z klientami? Czekamy na twój komentarz!