Jak struktura dnia może poprawić jakość twojej pracy?

Zarządzanie czasem w pracy zdalnej

 

Znasz sposoby zarządzania czasem, różne metody tworzenia list „rzeczy do zrobienia”, używasz aplikacji wspomagających koncentrację, tylko… to nie zawsze działa. Nieważne, jak bardzo jesteś zmotywowany, aby mieć produktywny dzień. Godziny mijają na odpisywaniu na maile, na rozmowach z klientami i innych obowiązkach, które dosłownie zjadają twój czas. Zapominasz, odkładasz na później albo zwyczajnie pomijasz zadania o najwyższym priorytecie na rzecz tych, które przykuwają twoją uwagę w danej chwili.

Jak struktura dnia może poprawić jakość twojej pracy?
pixabay.com/en/users/Unsplash-242387/

Ale jest alternatywa. Zamiast zarządzać czasem, zacznij zarządzać energią. Zamiast tworzyć listy, które traktują dzień jako całość albo ćwiczyć zarządzanie czasem, przyjrzyj się, jak z naukowego punku widzenia działa twój mózg i dopasuj zadania do pory, kiedy jesteś najbardziej aktywny.

Najlepszy czas

Według psychologa Rona Friedmana trzy pierwsze godziny czasu pracy są najcenniejsze i najbardziej produktywne. Na łamach Harvard Business Review Friedman powiedział, że to właśnie na ten okres przypada maksimum naszego skupienia i możliwości kognitywnych ludzkiego mózgu.

Badania wykazują, że im bliżej popołudnia, tym mniej produktywni się stajemy. To dlatego tak ważne jest, aby początek dnia poświęcić na zadania, które uważamy za najtrudniejsze, a nie na odpowiadanie na maile czy załatwianie cudzych spraw. Jak podkreśla Ron Friedman, wraz z upływem czasu i obniżeniem zdolności kognitywnych w ciągu dnia, trudniejsze zadania będą stawały się coraz bardziej uciążliwe.

Biuro jak kuchnia

I to nie byle jaka kuchnia – bo jeśli nie wiesz, jak rozpocząć dzień, aby wykorzystać swój potencjał, skorzystaj z doświadczeń szefów kuchni. Jeśli przyjrzysz się, jak działają główni kucharze w dużych restauracjach, zauważysz, że nie ganiają po kuchni, od wejścia rzucając się w wir przygotowań. Zamiast tego spokojnie planują działanie – od ustalenia, jaki efekt i w jaki sposób chcą osiągnąć. Określają, jakich składników i narzędzi potrzebują, grupują je przy swoim miejscu pracy, a dopiero potem przychodzi czas na samo przygotowanie posiłku. Jednym słowem: najpierw strategia, potem wykonanie.

Skorzystaj z ich doświadczeń: jeśli poświęcisz kilka minut w ciągu dnia na zaplanowanie i uporządkowanie zadań, zamiast rzucać się od razu w wir pracy, pozwoli ci to zachować większe skupienie w ciągu dnia.

Kiedy ciało i umysł potrzebują odpoczynku

Nie tylko ciało odczuwa skutki całodziennej pracy – mózg też. Założyciel The Energy Project Tony Shwartz w swoich badaniach wykazał, że nasz zegar biologiczny działa także „w skali mikro”. W ciągu doby przechodzimy kilka cykli, które trwają od 90 do 120 minut. To czas, po którym krótki odpoczynek jest szczególnie potrzebny. Jeśli pominiesz naturalny moment na chwilę przerwy, dowodzi Schwartz, będziesz odczuwał podwójne skutki przemęczenia.

Zamiast zarządzać czasem, spróbuj przestawić się na zarządzanie energią i uwagą. Oznacza to, że nie powinieneś ignorować naturalnych sygnałów, że czas na kilka minut wstać od biurka. Jeśli czujesz się znużony, rozkojarzony, zaczynasz ziewać i pojawia się uczucie przypominające głód, chociaż jesteś po posiłku, twoje ciało daje do zrozumienia, że potrzebuje chwili na regenerację. Na dłuższą metę przyniesie ci ona określone korzyści: zakończysz dzień z większym zapasem energii, niż pracując bez wytchnienia kilka godzin, a potem drugie tyle leżąc na kanapie.

Zarządzanie kryzysem popołudniowym

Na pewno znasz to z własnego doświadczenia: zjadłeś obiad czy lunch, przed tobą jeszcze sporo pracy, a ty czujesz się kompletnie wypompowany. Ten popołudniowy kryzys jest związany z naszym rytmem dobowym. Około 3 po południu zwiększa się produkcja hormonu zwanego melatoniną, który wpływa na obniżenie temperatury ciała i tym samym wywołuje uczucie senności. Jeśli nie odpowiadają ci krótkie drzemki (power nap), możesz skorzystać z innych metod.

Zaplanuj czas na… popołudniowy kryzys. Jeśli wiesz, że dla ciebie wypada on koło 2 po południu, nie zakładaj, że w tym czasie uporasz się z największą częścią zlecenia dla klienta. Zamiast tego zajmij się rzeczami, które nie wymagają skupienia, uwagi i koncentracji – odpowiadaniem na maile i innymi zadaniami o niższym priorytecie.

Zwróciłeś uwagę na słowo „zaplanuj”? W tym kontekście jest kluczowe. Dzięki mądremu planowaniu unikniesz sytuacji, w których popołudniowy spadek produktywności skutkuje powstawaniem zaległości i dalszym zmniejszaniem czasu potrzebnego na odpoczynek. Dlatego zamiast za wszelką cenę dostosować się do założeń i planów… dostosuj je do siebie.

Zaplanuj koniec

Wiele mówi się o tym, jak przygotować się do pracy i zaplanować efektywny poranek, ale mało kto wie, jak istotne jest również zakończenie dnia pracy. Szczególnie freelancerom łatwo jest dopuścić do sytuacji, w której praca zaczyna wypełniać całe ich życie. Jemy obiad przed komputerem, kończymy teksty już w łóżku… Ron Friedman zauważa, że żyjemy w czasach, w którym urządzenia mobilne stwarzają wrażenie, że wszystko jest jednakowo ważne i jednakowo pilne, a to z kolei staje się uzależniające.

Aby pod koniec dnia nie czuć się kompletnie wykończonym, zaplanuj czas na to, żeby pobyć offline. Zdziwisz się, jak duży ma to wpływ na jakość samopoczucia, koncentrację i poczucie bycia wypoczętym.

Ron Frieman zdradza także swój sposób na to, jak odciąć się od ciągłego sprawdzania powiadomień. Wielu użytkowników ma kilka urządzeń mobilnych i jeśli zaliczasz się do ich grupy, spróbuj wybrać jedno, które będzie służyło ci do spraw biznesowych i jedno przeznaczone tylko do rozrywki.

Harmonogram odpoczynku i zabawy

Szukasz sposobu na efektywny odpoczynek? Graj w więcej gier video! Tak, gier video. Według Rona Friedmana, dobrze jest uwzględnić czas na gry, zabawy lub aktywność fizyczną. Ma to znaczący wpływ na zwiększenie możliwości kognitywnych mózgu.

Dlaczego gry video? Zazwyczaj stają się trudniejsze, im dłużej grasz – każda kolejna plansza czy poziom stawia większe wyzwania niż poprzednia. To przeciwieństwo tego, z czym zwykle stykamy się w codziennym życiu, gdzie uwzględniamy naturalny spadek koncentracji i uwagi wraz z czasem.
Twoim sprzymierzeńcem są także aktywności ruchowe. Według badań przeprowadzonych w niderlandzkim Instytucie Nauk Społecznych im więcej czasu poświęcisz na ruch i związane z nim fizyczne zmęczenie, tym niższy będzie poziom twojego znużenia związanego z pracą. Paradoks polega na tym, że większe korzyści z aktywności fizycznej odniosą ci, którzy na co dzień stronią od sportu niż ci, którzy uprawiają go regularnie.

A może masz inny sposób, który pozwala ci zachować energię przez cały dzień? Najważniejsze, aby to, co robisz, sprawiało ci przyjemność. Każda aktywność, która cię pobudza – poza samą pracą – to też przypomnienie dla ciebie, że w projektowaniu i programowaniu musisz stawiać przed sobą nowe wyzwania, a nie poprzestawać na tym, co już umiesz.

 

Zapisz