Obecnie przedsiębiorcy coraz chętniej korzystają z pracy zdalnej, zarówno wśród wykonawców pojedynczych zleceń, jak i etatowych pracowników. Często propozycja pracy z domu nie musi już wychodzić od ciebie, ale może ci zostać złożona przez szefa, który docenia korzyści, jakie daje obu stronom (przeczytaj więcej na temat Korzyści pracy zdalnej).
Oczami wyobraźni możesz już widzieć, jak dzięki pracy zdalnej łączysz obowiązki zawodowe i domowe w tym samym czasie albo łączysz oglądanie seriali z prowadzeniem biurowej korespondencji.
Rzeczywistość wygląda jednak trochę inaczej. Bez nadzoru przełożonych możesz poczuć mniejszą motywację do pracy, z kolei brak biurowych „rozpraszaczy” – kaw, rozmów, plotek – możesz zapomnieć o niezbędnych przerwach.
Jeśli zatem nie chcesz wrócić do biura z chorobą RSI lub przeciwnie, z górą zaległości i perspektywą poważnej rozmowy z przełożonym, zaplanuj pracę zdalną, zanim ją rozpoczniesz.
Jak rozpocząć pracę zdalną?
Po wielu latach przepracowanych zawsze w biurze możliwość pracy z domu na początku może wydawać ci się egzotyczna. Jak szybko skomunikować się z przełożonym? Skąd będziesz wiedział, czym zajmują się koleżanki i koledzy w biurze? Czy na pewno nic cię nie ominie?
Aby przejście z pracy biurowej na home office przebiegło gładko i bez stresu, przygotowania do pracy z domu zacznij… jeszcze w pracy.
Zanim zaczniesz pracować zdalnie
Rozmowa z szefem
Zaproponuj szefowi przejście na home office – na pewno zrozumie twoją motywację. Jeśli to konieczne, złóż wniosek o pracę zdalną, znany też jako wniosek o telepracę. Na pewno twój przełożony sam zainicjuje rozmowę, w czasie której ustalicie, czy będziesz pracował w takich samych godzinach, jak w biurze, czy będziesz miał pewną dowolność związaną na przykład z opieką nad dzieckiem.
Ustalcie też częstotliwość i sposób kontaktu. Pracując z domu również będziecie musieli konsultować ze sobą niektóre kwestie, a szybko przekonasz się, że nie ma nic bardziej rozpraszającego niż niekończące się telefony od przełożonych i kolegów, którzy zostali na miejscu. To samo działa też w drugą stronę, dlatego warto ustalić określoną porę na przykład na omówienie zadań, aby później wzajemnie sobie nie przeszkadzać.
Rozmowa z rodziną
Praca zdalna w Polsce staje się coraz bardziej popularna, jednak jeszcze nie każdy z nas miał z nią styczność. Dlatego nie bądź zaskoczony, jeśli dla twoich domowników praca zdalna oznacza, że jesteś na miejscu i możesz uczestniczyć we wszystkich obowiązkach domowych.
Pamiętaj, że ścisły podział na pracę i obowiązki domowe działa w obie strony. Jeśli wymagasz od rodziny czy współlokatorów, aby nie przeszkadzali ci w określonych godzinach, bądź konsekwentny. Nie proponuj, że wyskoczysz po zakupy albo ugotujesz obiad, kiedy wiesz, że przy komputerze czekają cię inne obowiązki.
Ścisły rozdział między pracą a obowiązkami domowymi procentuje. Po kilku dniach pracy zdalnej zauważysz, że łatwiej jest „wyjść z pracy” i przejść w tryb „odpoczynek w domu”, kiedy pomiędzy tymi dwoma sferami są wyraźne granice.
Miejsce do pracy
Przygotowanie stanowiska do pracy jest jednym z pierwszych obowiązków nowego pracodawcy. Ponieważ sam będziesz teraz swoim przełożonym, zatroszcz się o to, w jakim otoczeniu będziesz pracować.
Wbrew obiegowej opinii nie musi to być biurko. Jeśli masz taki kaprys, pracuj na kanapie, w fotelu, przy oknie, w kuchni – zmiany otoczenia pobudzają kreatywność. Na co zwrócić uwagę wybierając miejsce do pracy z domu?
Przede wszystkim zadbaj o swoją wygodę. Przyda ci się także chociaż minimalny ład i porządek. Nie tylko będzie ci przyjemniej, ale to, co cię otacza, ustawia twój sposób myślenia. Trudniej będzie ci się skoncentrować na zadaniach do wykonania, jeśli pod prawym łokciem będziesz miał konsolę do gier, a przed sobą stos nieprzeczytanych książek.
Praca zdalna: pierwsze kroki w home office
Potrzebne pliki
Zanim zamienisz kawałek mieszkania w home office zadbaj, aby mieć łatwy dostęp do wszystkich materiałów, jakich potrzebujesz do pracy.
Obecnie wiele firm korzysta z maszyn wirtualnych lub wyposaża pracowników w laptopy zamiast komputerów stacjonarnych. Nie jest to jednak reguła, dlatego odpowiednio wcześnie zadbaj, aby skopiować istotne dokumenty na pamięć przenośną lub umieść je w chmurze, skąd szybko i łatwo pobierzesz potrzebne pliki.
Ustal z przełożonym, z jakiego systemu możesz skorzystać: do najpopularniejszych należą darmowy Google Drive i relatywnie tania chmura Dropbox. A może w twojej firmie funkcjonuje inne komercyjne rozwiązanie?
Zanim zaczniesz pracować zdalnie, wykonaj synchronizację kont i urządzeń, aby również w domu mieć dostęp do ostatnich wersji dokumentów.
Potrzebne narzędzia
W biurze pracujesz przy komputerze stacjonarnym, którego nie możesz zabrać ze sobą? Pomyśl o narzędziach, z jakich korzystasz i które będą ci potrzebne w home office.
Często zdarza się, że w firmie korzystasz z profesjonalnych, komercyjnych programów na licencji dla firm, podczas gdy w domu możesz skorzystać z ich odpowiedników na licencji home/personal. Jeśli nie możesz w domu uzyskać dostępu do tych samych narzędzi, z których korzystasz w firmie, poszukaj ich darmowych zamienników na stronie Alternative.to. To jedno z najlepszych źródeł do szukania programów i aplikacji!
Zdalny dostęp
Nie jesteś w stanie przewidzieć wszystkich sytuacji, dlatego zanim zaczniesz pracę z domu, warto zainstalować na swoim biurowym komputerze program lub aplikację do zdalnego sterowania pulpitem lub zdalnej obsługi komputera.
Do najpopularniejszych programów należą tu TeamViewer i AnyDesk. Oba są intuicyjne w obsłudze i darmowe do użytku prywatnego. Ceny licencji firmowych zaczynają się od 115 zł na miesiąc dla TeamViewer lub 9 euro na miesiąc na AnyDesk.
Praca z domu w praktyce
Godziny pracy
Do pracy zdalnej mogą skłaniać nas różne okoliczności: trudne zadanie wymagające skupienia niemożliwego w biurowym open space, gorsze samopoczucie lub względy rodzinne. Jeśli wiesz, że w czasie pracy potrzebne ci będą dwie godziny na wizytę u lekarza, w urzędzie lub opiekę nad dzieckiem, ustal z przełożonymi pory, w jakich będziesz dostępny online.
Komunikacja i praca w grupie
Dla świeżo upieczonych pracowników zdalnych kwestia FOMO (fear of missing out) jest zaskakująco istotna. Czy na pewno nic cię nie ominie? Czy dotrą do ciebie ważne informacje?
Aby usprawnić komunikację i zniwelować poczucie odcięcia od życia biurowego, koniecznie ustalcie, jakie narzędzie posłuży tobie, przełożonym i innym współpracownikom jako podstawowe narzędzie do komunikacji.
Może to być:
• Skype: wygodne narzędzie do zorganizowania wideokonferencji i rozmowy telefonicznej, ale przede wszystkimi nieoceniony czat do rozmów między pracownikami
• Slack: baza wiedzy i czat w jednym. Sprawdzi się jako osobny kanał do wymiany plików, uwag, sugestii i tworzenia z nich na bieżąco swojego wewnętrznego FAQ.
• Zoho Workplace: profesjonalne, kompleksowe narzędzie do pracy zdalnej. Obsłuży maile, czat, wewnętrzny intranet, szkolenia online oraz spotkania w formie wideokonferencji. Uwaga: z powodu epidemii koronawirusa Zoho do czerwca oferuje swoje usługi dla firm w ramach bezpłatnej wersji próbnej. Warto spróbować!
Przeszkadzajki
Prokrastynacja to przypadłość nie tylko studentów i freelancerów, a więc tych, którzy nie mają nad sobą przełożonych i „nadzorców”. Swoboda, jaką dają pierwsze dni pracy zdalnej, to również wyzwanie dla pracowników biurowych.
Nikt nie będzie ci zaglądał przez ramię, kiedy będziesz przeglądał prywatnego facebooka ani nie będzie komentował porannej prasówki, ciągnącej się dwie godziny. Jak sobie poradzić z internetowymi „rozpraszaczami”?
Z pomocą przyjdzie ci kilka narzędzi, z którym my rekomendujemy trzy:
• Stay focused – to dodatek do Chrome, który zablokuje strony, do których nie chcesz mieć dostępu w czasie pracy lub do których dostęp chcesz ograniczyć. Na przykład Facebook może być twoim narzędziem pracy, ale takim, które pochłania trochę za dużo czasu na rzeczy niekoniecznie z nią związane – w Stay Focused wyznaczysz sobie limit czasu na przeglądanie tej witryny.
• Keep me out działa na podobnej zasadzie: wpisz adres URL strony, która pochłania ci za dużo czasu, ustaw limit – i gotowe
• Forest app to z kolei mechanizm nagrody w czystej postaci: im dłużej nie otwierasz jakiejś strony lub nie dotykasz telefonu, tym bardziej rośnie twój las.
Organizacja pracy
Aby efektywnie pracować z domu i zachować przy tym pełną produktywność, przyda ci się także kilka narzędzi do organizacji pracy. Dzięki temu zachowasz kontakt z zespołem, z którym tworzycie jeden projekt, jak i utrzymasz się „na kursie” z indywidualnymi zadaniami.
Obecnie najpopularniejszym darmowym narzędziem do pracy w grupie jest Trello – system zarządzania zadaniami oparty na japońskiej metodzie kanban. Każde zadanie podzielone jest na części „do zrobienia”, „w trakcie” i „zrobione”, co pozwala szybko zorientować się, na jakim etapie jest projekt. Do każdego tasku dopiszesz uwagi i komentarze, oznaczysz osoby i dodasz mały moodboard.
Do pracy indywidualnej przydadzą ci się dwa typy narzędzi:
• listy zadań do zrobienia
• trakcery czasu
Z tej pierwszej grupy można wymienić To doist, Any.do lub Wunderlist, ale tak naprawdę lista jest znacznie dłuższa. Dla nas najbardziej sprawdzonym narzędziem jest Any.do, który pozwala na tworzenie prostych i czytelnych list, a jednocześnie nie rozprasza dodatkowymi funkcjami, np. budowaniem nawyków i śledzeniem postępów.
Trackery czasu mają z kolei za zadanie ułatwić ci start i mierzyć postępy. Jeśli czujesz, że w domu będzie ci trudniej zacząć pracę niż w biurze, postaw na technikę Pomodoro: podziału zadania na kilka odcinków składających się z 20 minut pracy i 5 minut przerwy. Zadanie podzielone na takie części jest łatwiejsze do wykonania i jednocześnie daje satysfakcję z szybkich rezultatów.
Do pracy z Pomodoro nie potrzebujesz żadnych skomplikowanych programów: wystarczy kuchenny zegarek lub tracker online.
Jak zacząć pracować zdalnie – pierwsze kroki
Nieskrępowana wolność, słodkie lenistwo czy wysiłek intensywniejszy niż w biurze? Pracownicy biurowi różnie wyobrażają sobie pracę zdalną, ale nie zawsze potrafią przewidzieć, z czym zmierzą się, pracując z własnego domu.
Żeby uniknąć frustracji i nieporozumień z szefem i współpracownikami, przygotuj się do pracy z domu, zanim ją zaczniesz.
Przede wszystkim ustal zasady pracy, zadania do wykonania oraz czas, w jakim musisz być online. Zadbaj także, aby być gotowym do pracy: mieć przeznaczone do niej miejsce oraz dostęp do plików i programów, jakie są ci potrzebne. Nerwowe szukanie materiałów i narzędzi w pierwszy dzień pracy zdalnej to ostatnia rzecz, jakiej potrzebujesz.
Ostatni istotny krok w przygotowaniu do home office to wybór narzędzi do pracy w grupie i komunikacji z pracownikami, którzy pracują stacjonarnie. Komunikacja między zespołami zdalnym i stacjonarnym są tym bardziej ważne, jeśli pracujecie nad podobnymi zadaniami.
Unikniecie dzięki niem marnowania czasu i sił, kiedy okaże się, że z powodu słabej komunikacji wykonaliście niepotrzebną pracę, inne zadanie niż to, które aktualnie jest potrzebne lub… musicie zaczynać od początku, bo zmieniły się ustalenia.
A jakie są twoje doświadczenia z pracą zdalną? Co jest największym wyzwaniem, kiedy pracujesz z domu? Napisz nam o tym w komentarzu!