Wirtualna asystentka: jakie umiejętności najlepiej uzupełnią CV?

Wirtualna asystentura to atrakcyjna opcja pracy nie tylko dla freelancerów. Może zainteresować studentów, copywriterów rozszerzających wachlarz usług, oraz tych osób, które dysponują wolnym czasem i chcą realizować się w dodatkowej pracy.

Pod wieloma względami wirtualna asystentura to praca idealna. Nie wymaga zaangażowania w takim wymiarze godzin, jak praca na pełen etat, i możesz wykonywać ją zdalnie. Wirtualna asystentura pozwala zrealizować się na wielu polach i wykorzystać różnorodne kompetencje.
Obowiązki wirtualnych asystentów mogą obejmować napisanie krótkich postów na media społecznościowe i przygotowanie grafik w popularnych edytorach; prowadzenie kalendarza spotkań i koordynowanie mniejszych projektów; tworzenie bazy danych i prowadzenie korespondencji biurowej.

Wirtualna asystentka: jak zacząć?

To pytanie zadają sobie wszyscy kandydaci, którzy chcą spróbować swoich sił jako „zdalni pomocnicy” dla zleceniodawców, właścicieli firm i start-upów. Jak dostać się na rynek tych usług i otrzymać pierwsze zlecenie?

W przypadku wirtualnej asystentury trudno o portfolio. Twoje zadanie polega przede wszystkim na usprawnianiu pracy zleceniodawcy, więc jego rezultat ciężko przedstawić w postaci jednego pliku, który przedstawisz potencjalnemu klientowi.

Aby przekonać zleceniodawcę do twojej oferty, wykorzystaj CV. Jeśli jesteś absolwentem jednego z ciekawych, ale raczej ogólnych kierunków możesz się obawiać, że twoje CV raczej przepadnie wśród innych kandydatur. Dotyczy to zwłaszcza studentów, którzy wirtualną asystenturę traktują jako możliwość podreperowania budżetu.
W takiej sytuacji warto do swoich osiągnięć edukacyjnych dodać kilka umiejętności technicznych najbardziej poszukiwanych przez zleceniodawców.

Umiejętności, jakie wybierzesz, powinny odzwierciedlać kierunek, w jakim chcesz się rozwijać. Nie obawiaj się jednak sięgać po więcej. Możesz w ten sposób nie tylko podnieść swoją wartość na rynku usług zdalnych, ale również odkryć niszę, z którą zwiążesz swoją przyszłość zawodową.

Kompetencje wirtualnej asystentki: pakiet Office i Google

Brzmi zabawnie? Nic bardziej mylnego. Wielu absolwentów uczelni i szkół wyższych nie wie, jak używać narzędzi pracy biurowej w zakresie przewyższającym utworzenie i zapisanie nowego dokumentu. Podobnie wielu zleceniodawców kończyło szkoły w czasie, w którym wiedza techniczna nie była tak powszechna, jak obecnie, więc twoje kompetencje w tym zakresie są dla nich tym bardziej cenne.

Jedną z przyczyn takiego stanu jest powszechne przeświadczenie, że takie narzędzia, jak pakiet Office, nie jest zbyt ambitne ani wymagające. „Każdy” potrafi napisać coś w Wordzie, prawda? Tymczasem wystarczy wyjść poza zestaw „zapisz nowy dokument jako .pdf – użyj formuły SUM”, aby poczuć się przytłoczonym możliwościami.

Dzięki opanowaniu bardziej zaawansowanych funkcji narzędzi biurowych możesz znacząco podnieść swoje kwalifikacje i zyskać większe szanse na zdobycie zlecenia jako wirtualna asystentka.

Nie ograniczaj się tylko do narzędzi pakietu Office, takich jak Word i Excel! Doceń, jakie możliwości daje obiekt wielu biurowych żarcików, PowerPoint (pomyśl o prezentacjach produktu twojego klienta), Outlook oraz pakiet G-Suite. Czy umiesz wykorzystać w pełni funkcje, jakie daje kalendarz Google, synchronizacja między urządzeniami oraz konfigurowanie wyszukiwarki? Jak często korzystasz z autorskich templates prezentacji?

Kompetencje wirtualnej asystentki: social media/content management

Prawdopodobnie masz niejeden profil w mediach społecznościowych i prawdopodobnie dokładasz starań, aby był wizualnie atrakcyjny, zbierał polubienia i prezentował cię z jak najlepszej strony. Niewątpliwie postarasz się, aby tak samo zarządzać obecnością firmy twojego klienta w social media.

Jeszcze lepiej będzie, jeśli poznasz biznesowe narzędzia do zarządzania kontami, tworzenia i publikowania treści, a także dalszego zarządzania opublikowanym materiałem.

Te narzędzia mogą ci się przydać:
WordPress: obecnie jeden z najpopularniejszych serwisów CMS na świecie. Umożliwia szybkie stworzenie strony www, nawet bez własnego hostingu i umiejętności kodowania. Strona stworzona na WordPress jest łatwa w zarządzaniu i świetnie sprawdzi się jako firmowy blog. Umieścisz na nim treści, które następnie udostępnisz w mediach społecznościowych.

Canva: ten edytor graficzny online jest przyjazny, łatwy w obsłudze i niezwykle efektywny. Umożliwia stworzenie różnego rodzaju grafik, od materiałów na media społecznościowe przez ulotki i bannery dotyczące np. wyprzedaży i promocji, aż po infografiki.
Canva jest darmowa dla użytkowników prywatnych – od firmy wymagana jest płatna subskrypcja. Warto oswoić się z Canva: większość nawet mniej rozbudowanych edytorów grafik online wykorzystuje podobne zasady działania.

Kompetencje wirtualnej asystentki: SEO i AdWords

W przypadku wirtualnej asystentury nie musisz być mistrzem SEO, który magicznie przeniesie witrynę zleceniodawcy na pierwszą stronę wyników Google. Jeśli jednak twój zleceniodawca zechce ci zlecić napisanie krótkiego materiału na firmowy blog lub post na media społecznościowe, warto wiedzieć, jak zoptymalizować go pod kątem wyszukiwarek.

Przewodnik Google 
Zasady optymalizacji i doboru słów kluczowych zmieniają się regularnie, dlatego na początek zacznij szukać u źródeł. Ten przewodnik Google dla „optymalizatorów” wyjaśni ci podstawy doboru słów kluczowych i mechanizm, na podstawie którego działają algorytmy robotów.

Kursy SEO, np. na platformie Udemy (tu).
W sieci znajdziesz wiele stron i serwerów poświęconych e-learningowi (KLIK), na których umieszczone są darmowe i płatne kursy dotyczące SEO. Zrób chociaż jeden z nich, aby zapoznać się z podstawami.

Kompetencje wirtualnej asystentki: zarządzanie projektami

Nie chodzi tu oczywiście o zostanie mistrzem techniki Agile w ciągu tygodnia, ale wśród twoich kompetencji powinna znaleźć się umiejętność organizowania pracy, dzielenia zadań i ich realizowania zgodnie z harmonogramem – na tym głównie polega przecież praca wirtualnej asystentki.

Podejdź do tego od strony teoretycznej i praktycznej.
Teoria w tym wypadku to znajomość sposobów organizowania i przydzielania zadań. Na początek możesz spróbować zaznajomić się z takimi technikami, jak Kanban lub Pomodoro. Naukę zacznij od siebie: spróbuj zrealizować chociaż jedno większe zadanie, w którym je wykorzystasz.

Praktyczna umiejętność zarządzania projektami to z kolei znajomość narzędzi, które umożliwiają nadzorowanie realizacji zadań oraz postępy pracy. Najpopularniejsze narzędzia, stosowane przez małe i duże firmy, mają spore szanse sprawdzić się również w twoim przypadku.

Zwróć uwagę na takie aplikacje i serwisy jak:
Evernote – serwis i aplikacja mobilna, która umożliwia przechowywanie notatek, organizowanie ich i układania w przejrzyste, łatwe do zarządzania notatniki.

Trello – jeden z najlepszych serwisów do organizacji i dzielenia zadań, inspirowany techniką Kanban. Pozwala na podzielenie projektu na mniejsze zadania, przydzielanie ich, tworzenie list „to do” i wiele więcej.
Jego największą zaletą jest to, że umożliwia śledzenie postępów pracy na bieżąco. Aby w pełni poznać możliwości Trello, załóż konto i zaproś znajomego: dostaniesz dzięki temu miesiąc darmowego dostępu do wersji pro, wykorzystywanej przez firmy.

To-doist – nazwa tej aplikacji wskazuje dokładnie, jaka jest jej rola: tworzenie list „to do”. Pomaga ona zapanować nad wszystkimi rzeczami, które powinny być zrobione w określonym przedziale czasu.

Wirtualna asystentka: jakie umiejętności najlepiej uzupełnią CV? – podsumowanie

Wirtualna asystentura może być dobrym sposobem na pracę dodatkową lub zdobycie pierwszych doświadczeń na rynku pracy zdalnej jako freelancer.

Jest to jedna z tych niewielu dziedzin pracy zdalnej, w której twoje CV może być ważniejsze niż portfolio. Charakter pracy wirtualnej asystentki nie wyklucza oczywiście tworzenia tekstów, grafik lub stron www opracowanych w builderach, jednak najważniejsze będzie to, jak radzisz sobie z organizacją pracy i ułatwianiem jej zleceniodawcy.

Skoncentruj się zatem na swoim portfolio i zainwestuj w zdobycie kompetencji, które zainteresują zleceniodawców. To podwójna korzyść: ponadprzeciętna znajomość pakietu Office i G-Suite, podstawy SEO i content marketingu, a wreszcie zarządzania projektami przydadzą ci się również w realizacji własnych zadań, nie tylko tych związanych z pracą.

A może posiadasz już większość z wymienionych umiejętności? Może czas zacząć szukać pierwszych ofert pracy jako wirtualna asystentka?