Multitasking czy multiproblem?

Multitasking – czy to dobre rozwiązanie dla freelancera?

 

Pracujesz nad zleceniem, a jednocześnie czytasz mail od klienta (musisz przecież być w kontakcie) i ustalasz z zaprzyjaźnionym współpracownikiem, czy będzie mógł Cię zastąpić, kiedy wyjedziesz na wakacje, a do potencjalnego zleceniodawcy oddzwonisz, kiedy wrócisz do projektu, bo doskonale radzisz sobie z robieniem dwóch rzeczy jednocześnie.

Brzmi znajomo? Pewnie, bo przyjmuje się, że aktywni zawodowo i kreatywni pracownicy muszą być wielozadaniowi. Multitasking stał się synonimem energiczności, sprawnej organizacji czasu i wyznacznikiem produktywności. Słusznie? Niekoniecznie.

Multitasking czy multiproblem?

Źródło zdjęcia: pixabay.com/pl/users/FirmBee-663163/

Łowcy srok

Badania przeprowadzone na uniwersytecie w Utah przez profesora Davida Sanbonmatsu wykazały, że niewielu – około 2% – pracowników rzeczywiście radzi sobie z wielozadaniowością. Dlaczego? Ponieważ robienie kilku rzeczy naraz wydłuża czas reakcji.

Przyjrzyjmy się dwóm najbardziej typowym sytuacjom:

Pracujesz nad zleceniem, ale regularnie sprawdzasz przy tym pocztę i facebooka, trochę z poczucia obowiązku (kontakt z klientem) i trochę dla odpoczynku, ale powrót do poprzedniego poziomu koncentracji może Ci zająć nawet dwa razy więcej czasu, niż trwało przejrzenie newsów. Trudno nazwać to multitaskingiem – raczej przeszkadzaniem sobie samemu.

Inny przykład? Pracujesz nad dwoma zleceniami jednocześnie, przeskakując między oknami, a za każdym razem potrzebujesz chwili, żeby wdrożyć się w nowe zadanie. Wszystko w porządku, jeśli jest to sporadyczna sytuacja wymuszona okolicznościami, ale na dłuższą metę taki model pracy może doprowadzić Cię do problemów z koncentracją i kreatywnością, a dodatkowy czas będziesz musiał poświęcić na poprawianie nieuniknionych błędów.

Jak mówi Grzegorz Frątczak, specjalista zarządzania czasem, w ciągu dnia marnujemy nawet 30% czasu na przełączanie się między zadaniami.

Taki sposób działania na krótką metę daje przyjemne poczucie sukcesu i efektywności. W rzeczywistości natomiast pochłania czas na rozwiązywanie problemów związanych z przeniesieniem uwagi: przypomnieniem sobie, na jakim etapie zakończyłeś pracę ostatnim razem, sprawdzeniem wytycznych i osiągnięciem poziomu koncentracji, który pozwoli Ci podjąć pracę od nowa. Dodatkowo zamiast przeznaczyć czas na odpoczynek, tworzysz atmosferę nerwowego rzucania się od projektu do projektu.

Może zatem warto zmienić ten model?

Garść wróbli

Środowisko, w jakim żyjemy oraz mnogość „rozpraszaczy” nie sprzyjają utrzymaniu długiej koncentracji. Tymczasem to właśnie ona przyczynia się do podniesienia efektywności Twojej pracy, bez jednoczesnego wpadania w pułapkę wielozadaniowości.

Co możesz zrobić, żeby uniknąć schematu multitaskingu?

  • podziel zadania na mniejsze części i skoncentruj się tylko na jednej z nich
    Dzięki temu unikniesz przytłoczenia wielkością projektu, a osiąganie kolejnych etapów przyniesie Ci więcej satysfakcji niż rozpoczynanie kilku rzeczy naraz, z których prawdopodobnie doprowadzisz do końca tylko niewielką część.
  • hierarchizuj zadania
    Multitasking daje wrażenie, że wszystkie zadania są jednakowo ważne, tymczasem najczęściej wcale tak nie jest. Uporządkowanie listy priorytetów pomoże Ci efektywniej wykorzystać czas i uniknąć chaosu w pracy.
  • wyznacz czas na sprawdzanie maili i oddzwanianie do klientów
    Pamiętaj, że każde oderwanie uwagi od projektu, żeby skontaktować się z klientem, będzie rzutowało na Twoją pracę. Jednym z przywilejów pracy freelancera jest to, że nie masz obowiązku odpowiadać na każde wezwanie szefa – to Ty jesteś swoim szefem i Ty decydujesz, co jest ważniejsze: odpowiedź na rutynowe pytanie czy poświęcenie maksimum swojej uwagi pracy.
  • wyłącz telewizor
    Badania wykazują, że włączony telewizor czy radio pochłaniają część naszej pamięci krótkotrwałej, którą wykorzystujemy przy wykonywaniu złożonych czynności. Dlatego właśnie muzyka instrumentalna, która nie angażuje uwagi, bardziej sprzyja pracy niż muzyka z towarzyszeniem tekstu, który automatycznie angażuje pamięć krótkotrwałą.

Dobry i zły multitasking

Nie myl multitaskingu z brakiem koncentracji, przeciążeniem informacjami i rozpraszaniem się.

Istnieje jednak „dobra” wielozadaniowość, która polega na dzieleniu zadań na mniejsze części i robienia między nimi przerw, również na wykonanie innych zaplanowanych działań. Nie zaszkodzi również, jeśli będziesz płynnie przechodził między różnymi zadaniami o podobnym charakterze: jeśli jednocześnie pracujesz nad grafiką i tekstem wizerunkowym, który ma ją uzupełnić, multitasking pomoże Ci szybciej wykonać zlecenie.

Freelancer i prokrastynacja

Przełamanie monotonii na krótką chwilę przerwy sprzyja także utrzymaniu koncentracji na tym, co naprawdę jest ważne – mózg jest w stanie utrzymać pełne skupienie uwagi przez około trzydzieści minut. Dlatego może zamiast udawać, że masz jeszcze jedną parę rąk do napisania kolejnego maila, kiedy pracujesz nad zleceniem, warto popracować nad swoją koncentracją i rzeczywistym podniesieniem aktywności?

A jakie są Wasze doświadczenia z multitaskingiem? Czy przyniósł Wam więcej korzyści czy strat?

Zapisz

Zapisz

Zapisz

Skomentuj

avatar